Die globale Pandemie des neuartigen Coronavirus (SARS-CoV-2) hat uns alle hart getroffen – in Zentraleuropa erleben wir strikte Ausgangssperren, Home-Office und Zeitarbeit für die meisten Arbeitskräfte. Doch nun ist das Ende des Lockdowns in Sicht. Mit dem ersten Mai sollen in Österreich die ersten Einschränkungen gelockert werden und auch in Deutschland nimmt das Wirtschaftsleben langsam wieder Fahrt auf.
Doch was bedeutet dies für Unternehmen und Arbeitgeber? Wie wird der Arbeitsalltag nach mit Corona als Risikofaktor aussehen? Wir sind in einer Situation, wo von keinem erwartet werden kann die Antwort auf alle Fragen zu haben - wir können nur Vermutungen anstellen.
In vielen Branchen konnten die Mitarbeiter von Zuhause aus arbeiten. Doch besonders in Non-Desk Branchen, wie dem Gastgewerbe oder der Produktion, sind die Mitarbeiter seit vielen Wochen bereits in Kurzarbeit und der Weg zurück in die Arbeit wird ein schwieriger sein. Die Arbeitsroutine ist vergessen und es braucht eine stufenweise Eingliederung, um wieder das volle Leistungspotential zu entfalten.
Nach so langer Pause ist eine Art „Onboarding“ nicht fehl am Platz. Kommt ein Mitarbeiter neu ins Büro oder die Produktion, wird er informiert und eingegliedert. So soll es auch nach Corona sein - man sollte die Mitarbeiter auffangen, informieren, unterstützen und langsam in den neuen Arbeitsalltag und die Realität mit Sicherheitsabstand eingliedern.
Erwartungsmanagement – Mitarbeiter vorbereiten
Nutzen Sie digitale Medien, E-Mails oder SMS, wenn Sie noch keine Mitarbeiter-App haben, um die Mitarbeiter vorab zu informieren, wann und unter welchen Einschränkungen Sie den Betrieb wieder aufnehmen werden. Nehmen Sie ihnen die Angst, stehen Sie für Fragen zur Verfügung (oder erstellen Sie eine Hotline), Erklären Sie die Fakten und begründen Sie Entscheidungen. Es ist wichtig keinen zu zwingen in die Arbeit zu kommen und Risikogruppen zu schützen.
Vorgesetzte sollten mit allen Mitarbeitern regelmäßige Check-Ins machen. Bieten Sie eine Plattform, wo wichtige Dateien gefunden werden können, aktuelle Informationen erscheinen und Feedback möglich ist. Es ist fast wie Onboarding - nach langer Pause müssen die Mitarbeiter sich auf die neue Situation einstellen können.
Manager können ihre Teammitglieder auch schon vor ihrem ersten Arbeitstag kontaktieren und ihnen Links zu Dateien rund um Sicherheit und Gesundheit, oder sogar Videos zuschicken, die auf die Ausübung ihrer spezifischen Tätigkeit unter den neuen Regelungen Bezug nehmen.
Regeln aufstellen und die Einhaltung erleichtern
Legen Sie genaue Regelungen und Sicherheitsvorkehrungen anhand der aktuellen Länderinfos (österreichischer Gewerkschaftsbund, deutscher Gewerkschaftsbund, WHO) zu Punkten, wie Sicherheitsabstand, Arbeitsplatz und Anwesenheit, fest. Teilen Sie diese Regeln so bald wie möglich mit allen Mitarbeitern und drucken Sie große Plakate aus, die Sie sichtbar im Bürogebäude, dem Geschäft oder der Produktionsstätte aufhängen können.
Stellen Sie Masken, Desinfektionsmittel, Handschuhe, Taschentücher und Seifen zur Verfügung. Geben Sie die Bestellungen dafür früh genug auf, um Lieferengpässe zu vermeiden. Als Chef, Vorgesetzter oder Manager haben Sie eine Vorbildrolle - darf man wieder Arbeiten, sollten Sie auch dort sein und die Hygienemaßnahmen einhalten.
Stufenweise hochfahren
Nach einer langen Pause, ob dies wegen Krankenstand, Kurzarbeit oder lediglich Home-Office Arbeit war, hat sich ein stufenweiser Einstieg bewährt. Dabei kann der Mitarbeiter – eventuell auch in Begleitung eines Arbeitspsychologen – schrittweise an seinen Arbeitsplatz zurückkehren.
Auch eine Wiedereingliederungsteilzeit in neuer Form ist zu bedenken. Sie könnten zum Beispiel veranlassen, dass alle Mitarbeiter 20h ins Büro kommen und 20h im Home-Office arbeiten bis die Sicherheitsvorkehrungen wieder aufgehoben werden. Achten Sie darauf nicht sofort Druck aufzubauen, um die verlorene Geschäftszeit aufzuholen, gehen Sie es langsam an.
Aus den Erfahrungen lernen
Nur, wenn wir die Lernerfahrung dieser Krise nutzen, können wir auch gestärkt aus ihr hervorgehen. Dokumentieren Sie die Erfahrungen, die Sie als Unternehmen in der Krise gesammelt haben. Wie haben wir reagiert, was waren die Konsequenzen? Nehmen Sie die Erkenntnisse in Ihren Krisenkommunikationsplan auf und nutzen Sie diese für die Entwicklung zukünftiger Arbeitsweisen.
Vielleicht ist es an der Zeit über Home-Office Möglichkeiten für die Zukunft nachzudenken? Die letzten Wochen haben bewiesen, dass viele Arbeitstätigkeiten im Homeoffice möglich sind und Meetings genauso gut Online funktionieren. Stellen Sie aber sicher, dass Sie die richtigen Tools dafür haben.
Erstellen Sie Umfragen zu den Erfahrungen der Mitarbeiter.
- Welche Tools waren besonders praktisch?
- Was war gut, was hat gefehlt?
- Wie nahmen Mitarbeiter die Stimmung im Team wahr?
- Was waren die Gründe für schlechte/gute Stimmung?
- Was waren die Herausforderungen im Home-Office?
- Was wünschen sie sich für die Zukunft?
Organisieren Sie eine Nachbesprechung - In persönlichen Gesprächen können Sie die Meinungen, Erfahrungen und Hürden der Mitarbeiter ermessen und daraus resultierend Hilfe anbieten.
Hilfe anbieten/unterstützen
Auch die möglichen psychischen Folgen der Ausgangsbeschränkungen sind nicht zu vernachlässigen. Die Einschränkungen gehen an den meisten Menschen nicht spurlos vorbei. Depressionen, Einsamkeit, emotionale Unruhe, Stress, Reizbarkeit, Schlaflosigkeit, Wut oder emotionale Erschöpfung sind nur einige mögliche Folgen der sozialen Isolation.
Angst ist ein häufiger Stressfaktor. Arbeiten Sie mit Informationen aus zuverlässigen Quellen gegen Paranoia und Verschwörungstheorien. 62% der Mitarbeiter vertrauen Ihren Arbeitgebern wirksam und verantwortlich auf die Coronavirus-Krise zu reagieren.
Bieten Sie Hilfe an oder geben Sie den Mitarbeitern ganz einfach Infos an welche Stellen sie sich wenden können. Gehen Sie auf Bedürfnisse ein und bieten Sie einen geeigneten Platz für den Austausch an, so dass die Arbeit nicht in persönlichen Gesprächen untergeht.
Smart in die Zukunft blicken
Viele Menschen haben in dieser Zeit höchstwahrscheinlich die Vorteile des von Zuhause aus Arbeitens erkannt und erwarten von ihrem Arbeitgeber in dieser Hinsicht mehr Freiheiten. "Die Präsenzkultur wird es so nicht mehr geben", sagt Rainer Strack von der Boston Consulting Group (BCG). Eventuell könnte sich ein duales System mit etwa zwei Tagen Büro und drei im Homeoffice einstellen.
Natürlich erfordern diese Veränderungen Investitionen in geeignete Tools und möglicherweise konkrete Weiterbildungen. Studien zeigen jedoch, dass das Home-Office unter anderem Kosten senken und die Produktivität steigern kann. Allerdings, könnte das Gemeinschaftsgefühl durch diese dezentrale Arbeitsform gesenkt werden – ein Nachteil, dem Unternehmen durch die Einführung eines Social Intranets begegnen können
Unabhängig davon, wie Unternehmen in der Zukunft mit den Erkenntnissen der Krise ihren neuen Arbeitsplatz gestalten, haben digitale Kanäle und Tools an Bedeutung gewonnen und werden dies weiterhin tun. Jetzt werden Sie herausfinden, ob Sie genügend in einen digitalen Arbeitsplatz investiert haben.
Viele Anbieter von Kommunikationslösungen sind im Moment sehr beschäftigt und haben sogar speziell schnelle Implementierungen innerhalb von 24h gestartet, um die dringenden Anfragen einiger Unternehmen zu lösen. Multidirektionale Kommunikation ist in Zeiten, wie diesen definitiv der Schlüssel zum Erfolg!