Ist WhatsApp der Schlüssel Ihres Unternehmens internes Kommunikationstool? WhatsApp scheint zwar eine bequeme und kostenlose Lösung zu sein, aber wenn Sie sich nur darauf verlassen, kann dies auf lange Sicht zu einer Vielzahl von Problemen führen.

Dieser Artikel befasst sich mit den 12 Hauptproblemen bei der Verwendung von WhatsApp für die interne Kommunikation und präsentiert eine Komplettlösung zur Lösung dieser Herausforderungen.

12 große Fallstricke, wenn Sie sich bei der internen Kommunikation auf WhatsApp verlassen

Hier finden Sie eine Aufschlüsselung der 12 Fallstricke, wenn Sie sich auf WhatsApp verlassen interne Kommunikation, zusammen mit einigen Untersuchungen zur Verdeutlichung der Gefahren:

#1 Höhere Wahrscheinlichkeit von Sicherheitsverletzungen und Gefährdung vertraulicher Informationen

Eines der größten Risiken bei der Nutzung von WhatsApp für die Geschäftskommunikation ist das inhärente Sicherheitsrisiko. Wenn Mitarbeiter WhatsApp für die interne Kommunikation verwenden, werden wichtige Unternehmensinformationen auf ihren privaten Telefonen gespeichert, die verloren gehen, gestohlen oder gehackt werden könnten. Das heißt, es besteht das Risiko, dass sensible Daten veröffentlicht werden. Dies ist insbesondere dann eine Herausforderung, wenn Ihre Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlassen. Sie haben weiterhin Zugriff auf alle Daten (einschließlich Fotos, Kundendaten und Chatverlauf), die zuvor geteilt wurden.

Eine Studie von Verizon habe das tatsächlich gefunden 43% der Datenschutzverletzungen im Jahr 2023 betrafen gestohlene Zugangsdaten, was das Risiko eines unbefugten Zugriffs auf persönliche Geräte unterstreicht. WhatsApp fehlen auch die robusten Sicherheitsfunktionen anderer dedizierter Plattformen für Geschäftskommunikation.

#2 Fehlen von Funktionen zur Benutzerverwaltung

Hast du schon einmal eine Handvoll Neuankömmlinge zu einer WhatsApp-Gruppe hinzugefügt, nur um festzustellen, dass du John (oder Jane) versehentlich zum falschen Teamchat hinzugefügt hast?

Wenn Sie ihren Namen lesen, wissen Sie, dass Sie den Fehler erklären, sie entfernen und hoffen müssen, dass sie nie geheime Informationen gesehen haben. Dann kommt die peinliche Ankündigung im Gruppenchat, die jeder sehen kann: „John (oder Jane] wurde aus der Gruppe entfernt“ 😰

Neue Mitarbeiter zu WhatsApp-Gruppen hinzuzufügen, sie den richtigen Gruppenchats zuzuweisen und sie dann zu löschen, wenn sie das Unternehmen verlassen, kann ein logistisches Problem sein, insbesondere für größere Organisationen mit hoher Fluktuation. Dieses manuelle Verfahren ist ineffizient und fehleranfällig und verschwendet viel Zeit und Ressourcen.

#3 Die Schnelllebigkeit von WhatsApp-Gruppenchats kann dazu führen, dass wichtige Nachrichten in der Informationsflut verloren gehen

Wichtige Nachrichten können in rasanten Gruppengesprächen schnell verloren gehen, ohne dass ausreichende Organisationsfunktionen wie Threading oder Suchfunktionen ausreichen, was dazu führt, dass Informationsüberflutung. Man kann nicht sagen, ob es jeder gesehen hat, geschweige denn es vollständig verstanden hat. Wichtige Informationen gehen im Durcheinander von Nachrichten und Memes verloren.

Und das ist noch nicht alles. Eine Studie der University of California Irvine schätzte, dass Kommunikationsausfälle US-Unternehmen jährlich 1,1 Billionen US-Dollar kosten. Können Sie es sich leisten, dieses Risiko mit den wichtigen Informationen Ihres Unternehmens einzugehen?

#4 WhatsApp ist einfach nicht in der Lage, die Komplexität der Kommunikation am Arbeitsplatz zu bewältigen

WhatsApp hat keine Optionen zum Archivieren oder bequemen Abrufen früherer Chats, was es schwierig macht, wichtige Entscheidungen oder Informationen erneut zu überprüfen. Ohne effektive Aufzeichnungen können wichtige Informationen genauso schnell verloren gehen, wie sie übermittelt wurden. Ist es nicht an der Zeit, mit dem Scrollen aufzuhören und sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter einfachen Zugriff auf wichtige Informationen haben?

#5 Eingeschränkte Funktionen behindern den Arbeitsablauf und reduzieren die Produktivität der Mitarbeiter

Ein weiterer wesentlicher Nachteil von WhatsApp für die Unternehmenskommunikation ist das Fehlen von Integrationsmöglichkeiten. Mitarbeiter müssen bei der Erledigung von Aufgaben, der Terminplanung und der gemeinsamen Nutzung von Dateien zwischen verschiedenen Anwendungen hin- und herwechseln, was zu Verwirrung und unzusammenhängenden Arbeitsabläufen führt. Dies wirkt sich nicht nur auf die Produktivität der Mitarbeiter aus, sondern auch auf die Effizienz, mit der Sie Ihre Aufgaben erledigen können. Müssen Sie eine Aufgabe delegieren? Du gehst auf eine andere Plattform. Haben Sie eine Datei zum Teilen? Noch eine Anwendung.

Dieser ständige App-Wechsel ist ein Produktivitätskiller. Eine Studie von Microsoft stellte fest, dass Mitarbeiter aufgrund fragmentierter Tools durchschnittlich 2,5 Stunden pro Woche mit der Suche nach Informationen verschwenden. Das stört nicht nur Ihren Arbeitsablauf, sondern erhöht auch das Fehlerrisiko. Wer möchte derjenige sein, der versehentlich ein wichtiges Dokument an den falschen Chat sendet, weil die Apps überlastet sind?

#6 WhatsApp-Benachrichtigungen, die ständig auf den privaten Telefonen der Mitarbeiter klingeln, können die Grenzen zwischen Arbeitszeiten und Privatzeit verwischen

Sicher, WhatsApp hält alle auf dem Laufenden, aber zu welchem Preis?

Die ständige Konnektivität, die durch WhatsApp-Benachrichtigungen auf privaten Telefonen ermöglicht wird, kann die Grenzen zwischen Arbeitszeiten und persönlicher Zeit verwischen. Es gibt keinen echten Ausschalter, was zu Burnout-Gefühlen und letztlich zu einer geringeren Mitarbeiterzufriedenheit führt.

Und es ist nicht nur ein Gefühl. Eine Studie der Rand Corporation fand einen klaren Zusammenhang zwischen chronischem Arbeitsstress und Gesundheitsproblemen, einschließlich Fehlzeiten. Wenn Mitarbeiter nicht abschalten und neue Energie tanken können, wirkt sich das negativ auf ihr allgemeines Wohlbefinden und ihre Leistung aus. Ist es nicht an der Zeit, dem Wohlbefinden Ihres Teams Priorität einzuräumen und eine gesündere Work-Life-Balance zu schaffen?

#7 Der Mangel an Schulungen im Zusammenhang mit der Nutzung von Whatsapp kann die Kommunikationsprobleme verschärfen

Ja, es macht Spaß, individuelle Sticker und andere „meme-fähige“ Momente hinzuzufügen, zu teilen. Dieser sehr informelle Charakter von Whatsapp kann jedoch auch zu Kommunikationsproblemen führen. Der Mangel an Schulungen im Zusammenhang mit der Nutzung von WhatsApp kann diese Probleme noch verschärfen. Fehlinterpretationen aufgrund unklarer Sprache, Missbrauch von Funktionen und ein allgemein ungezwungener Umgangston können zu einem Minenfeld in der Kommunikation führen. Beispielsweise können Sarkasmus oder Humor in textbasierten Nachrichten leicht falsch interpretiert werden.

#8 Für eine vielfältige Belegschaft werden die Grenzen von Whatsapp noch offensichtlicher

WhatsApp bedient nicht immer eine vielfältige Belegschaft. Die Übersetzungsmöglichkeiten von WhatsApp sind stark eingeschränkt, sodass sich einige Mitarbeiter entfremdet fühlen und daher nicht in der Lage sind, sich voll und ganz zu engagieren. Das Problem geht über Sprachgrenzen hinaus.

Für Mitarbeiter mit Sehbehinderungen kann es isolierend sein, sich ausschließlich auf textbasierte Kommunikation zu verlassen. WhatsApp fehlen Funktionen, die Nachrichten in Audio umwandeln oder alternative Möglichkeiten bieten, auf Informationen zuzugreifen. Dies kann ihre Fähigkeit einschränken, auf dem Laufenden zu bleiben und effektiv teilzunehmen. Ist es nicht an der Zeit, eine Kommunikationsplattform einzuführen, die Inklusivität fördert und dafür sorgt, dass sich alle im Team geschätzt fühlen?

#9 WhatsApp-Gruppenchats können zu Brutstätten für Klatsch und Fehlinformationen werden

Es erscheint eine Nachricht, in der behauptet wird, ein großer Konkurrent habe gerade die Preise gesenkt. Bevor irgendjemand die Informationen überprüfen kann, setzt Panik ein, was zu hektischen Anrufen und potenziell riskanten Entscheidungen führt.

Der informelle Charakter von Gruppenchats macht es schwierig, die Verbreitung von Fehlinformationen oder Gerüchten zu kontrollieren. Dies kann die Moral und Produktivität des Teams schädigen und ein negatives Arbeitsumfeld fördern. EIN PwC-Bericht stellte fest, dass Vertrauen der wichtigste Faktor für das Engagement der Mitarbeiter ist. Wenn Fehlinformationen weit verbreitet sind, können sie das Vertrauen innerhalb der Teams untergraben und die Zusammenarbeit behindern.

#10 WhatsApp verbietet ausdrücklich den „nicht persönlichen Gebrauch“ und könnte zur Kündigung des Dienstes führen

Eines möchten wir klarstellen: WhatsApp bietet eine Geschäftslösung (für die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Kunden), die meisten Unternehmen nutzen WhatsApp Messenger für den persönlichen Gebrauch. Und von Die eigenen Nutzungsbedingungen von WhatsApp:

„Sie werden unsere Dienste nicht auf eine Weise nutzen (oder anderen bei der Nutzung helfen), die... eine nicht persönliche Nutzung unserer Dienste beinhaltet, sofern nicht anders von uns genehmigt.“

Diese Möglichkeit mag zwar gering oder höchst unwahrscheinlich erscheinen, aber sollte WhatsApp den Zugriff aus diesem Grund sperren, kann auch das Konto jedes Mitarbeiters auf unbestimmte Zeit gesperrt werden. Stellen Sie sich die schädlichen Auswirkungen vor, wenn Ihre Mitarbeiter WhatsApp plötzlich aus persönlichen Gründen nicht mehr nutzen können, weil das Unternehmen gegen die Nutzungsbedingungen verstoßen hat.

#11 Der ständige Datenaustausch zwischen beruflicher und privater Telefonnutzung auf WhatsApp kann die Akkulaufzeit verlängern

Der ständige Datenaustausch zwischen geschäftlicher und persönlicher Telefonnutzung auf WhatsApp kann die Akkulaufzeit verlängern. Dies beeinträchtigt die Fähigkeit der Mitarbeiter, ihre Telefone für persönliche Zwecke zu verwenden, und kann zu Frustration führen.

#12 Sie haben keine Möglichkeit, die Effektivität der internen Kommunikation zu verfolgen oder Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren

WhatsApp bietet, wenn überhaupt, begrenzte Analysefunktionen. Das bedeutet, dass Manager keine Möglichkeit haben, die Effektivität interner Kommunikationsstrategien nachzuverfolgen oder Bereiche zu identifizieren, in denen Verbesserungen möglich sind.

Zum Beispiel könnte ein Manager eine detaillierte Botschaft verfassen, in der eine neue Unternehmenspolitik skizziert wird. Sie schicken sie per WhatsApp an das Team, aber da sie nicht nachverfolgen können, ob alle sie gesehen oder verstanden haben, könnte die Nachricht in der Mischung verloren gehen. Dieser Mangel an Erkenntnissen macht es schwierig, die Kommunikation zu optimieren und sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die Informationen erhalten, die sie für ihren Erfolg benötigen.

Was ist die Alternative zur Verwendung von WhatsApp für die interne Kommunikation?

Diese 12 Fallstricke zeigen deutlich die Grenzen von Whatsapp für die interne Kommunikation. Unternehmen benötigen eine robuste, sichere und funktionsreiche Plattform, die speziell für den Arbeitsplatz entwickelt wurde.

Mit Speakap bleiben Ihre Mitarbeiter in Verbindung, informiert und produktiv, unabhängig von Standort oder Gerät. So geht's:

• Sichere Kommunikation: Speakap garantiert sichere Datenspeicherung - jetzt und in Zukunft. Bewahren Sie Ihre Daten jederzeit sicher auf.
• Vereinfachtes Teammanagement: Es ist in Ihr HR-System integriert und ermöglicht es Mitarbeitern, schnell der sozialen Intranet-Community beizutreten, was die Kommunikation und Zusammenarbeit der Mitarbeiter verbessert.
• Organisierte Gespräche: Statten Sie Ihre Mitarbeiter mit wichtigen Inhalten aus, die auf ihre Rollen zugeschnitten sind. Stellen Sie präzise Updates in ihren persönlichen Zeitplänen bereit, basierend auf Team, Abteilung oder Standort.
• Zugängliche Informationen: Speakap geht über Chat-Nachrichten hinaus. Sie können Dateien, Dokumente und andere Ressourcen speichern und teilen, sodass sie für jeden, der sie benötigt, leicht zugänglich sind. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, E-Mails oder externe Laufwerke nach wichtigen Informationen zu durchsuchen.
• Steigern Sie die Produktivität Ihrer Mitarbeiter an vorderster Front: Mit Speakap gibt es zwei Möglichkeiten, Ihren eigenen Mitarbeiter-Hub zu erstellen: 1) mit unseren integrierten Funktionen wie Aufgabenverwaltung, und 2) unsere API-Marktplatz um all Ihre Mitarbeiter-Tools zu integrieren. Diese Integrationen sind in Ihre Desktop- und mobilen Apps eingebettet und ermöglichen Single Sign-On.
• Kontrolle der Work-Life-Balance: Bietet Benachrichtigungskontrolle, sodass Mitarbeiter in ihrer Freizeit die Verbindung trennen und neue Energie tanken können — im Gegensatz zum ständigen Ping von WhatsApp-Benachrichtigungen, wodurch die Grenzen zwischen Beruf und Privatleben verschwimmen.
• Optionen zur Nachrichtenformatierung: Speakap bietet möglicherweise Funktionen wie Fettschrift, Kursivschrift und Aufzählungszeichen zur Hervorhebung, sodass Benutzer wichtige Punkte hervorheben und die Klarheit der Botschaft verbessern können.
• Inklusive Funktionen: Bei der Übersetzung geht nichts verloren. Was ist unser Geheimnis? Eine App zur Mitarbeiterkommunikation, mit der Mitarbeiter Ihre Inhalte sofort übersetzen können. Überwinde Sprachbarrieren am Arbeitsplatz und erreiche jeden in seiner eigenen Sprache.
• Automatisierte Benutzerverwaltung: Automatisiert das Hinzufügen, Entfernen und Zuweisen von Mitarbeitern zu Gruppen und reduziert so den Verwaltungsaufwand bei der Verwaltung von WhatsApp-Gruppen.
• Kontexterhaltung: Im Gegensatz zur flüchtigen Natur von WhatsApp-Nachrichten kann Speakap es ermöglichen, wichtige Nachrichten oder Diskussionen zum einfachen Nachschlagen an den Anfang einer Konversation zu heften. Dies stellt sicher, dass alle auf derselben Seite bleiben, und vermeidet Verwirrung über vergangene Entscheidungen oder Anweisungen.
• Getrennte berufliche und persönliche Kommunikation: Sorgt für getrennte Arbeitsgespräche und verlängert so die Akkulaufzeit auf den Geräten der Mitarbeiter im Vergleich zum ständigen Datenaustausch von WhatsApp.
• Datengestützte Kommunikationsanalyse: Ermöglicht die Nachverfolgung der Kommunikationseffektivität über ein spezielles Personalanalytik Dashboard, das es ermöglicht, verbesserungsbedürftige Bereiche zu identifizieren, eine Funktion, die in WhatsApp fehlt.

Speakap ist die benutzerfreundlichste Technologie für die interne Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern an vorderster Front — genannt Die am einfachsten zu verwendende Kommunikationsplattform für Mitarbeiter an vorderster Front im G2-Bericht vom Frühjahr 2024.

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