Einsatz von KI zur Verbesserung der Kommunikation am Arbeitsplatz

Als OpenAI im März 2023 den Generative Pre-trained Transformer 4 (GPT-4) auf den Markt brachte, war die Welt sofort von der generativen künstlichen Intelligenz (AI) begeistert. Auch wenn dies zunächst auf die zahlenden Kunden von ChatGPT beschränkt war, löste es bei den Internetnutzern massive Neugier, Aufregung und ethische Fragen aus.

Tatsache ist, dass generative KI eine echte Umwälzung darstellt und ein enormes Potenzial hat, die Kommunikation am Arbeitsplatz und die Art und Weise, wie Geschäfte gemacht werden, zu verändern. Weltweit erkennen Führungskräfte, wie strategische Kommunikation dazu beitragen kann, ein integratives Arbeitsumfeld zu schaffen, das Mitarbeiterengagement zu fördern und die Produktivität und Bindung an das Unternehmen zu steigern. Gleichzeitig ist ihre Bedeutung für die Pflege dauerhafter Bindungen zu externen Interessengruppen wie Kunden und Investoren allgemein bekannt. Eine aktuelle Studie der Harvard Business Review bestätigt, dass 36 % der Führungskräfte planen, KI zu nutzen, um interne Geschäftsabläufe zu verbessern, einschließlich der Interaktion mit Kunden und Mitarbeitenden. Tatsächlich haben viele bereits mit ChatGPT-3 experimentiert, um zu verstehen, wie große Sprachmodelle (LLMs) funktionieren. Auch Unternehmen bemühen sich um eine schnelle, wenn auch unüberlegte Einführung.

Die effektive Nutzung von KI zur Erstellung besserer Inhalte und zur effektiven Ansprache erfordert jedoch eine solide Strategie. In diesem Blog gehen wir der Frage nach, wie Sie Ihre Kommunikation am Arbeitsplatz mit Hilfe generativer KI auf Touren bringen können:

Hier erfahren Sie, wie Sie KI nutzen können, um die Ergebnisse der Kommunikation am Arbeitsplatz zu verbessern:

Schritt 1

Schritt 1: Implementierung einer KI-Strategie

Laut McKinsey kann KI zwar dabei helfen, Vorurteile zu vermeiden und Daten sinnvoll zu nutzen, aber sie ist noch nicht intelligent genug, um eine maßgeschneiderte Strategie für Sie zu entwickeln. Daher kann es hilfreich sein, wenn Sie Folgendes tun:

• Machen Sie ein Brainstorming und entwickeln Sie eine kohärente Strategie für den Einsatz von KI zur Steuerung der Kommunikation an Ihrem Arbeitsplatz. Sie müssen sicherstellen, dass sich dieser Plan je nach dem sich verändernden Umfeld, der Reaktion Ihrer MitarbeiterInnen auf die Kommunikation und den Auswirkungen auf ihre Gesamtproduktivität weiterentwickelt.
• Identifizieren Sie die potenziellen Aufgaben zur Erstellung und Verbreitung von Inhalten, die mit Hilfe von KI automatisiert werden können. Dazu könnten die Personalisierung der internen Kommunikation, die Erstellung automatisierter Kampagnen, die Rationalisierung bestehender und zukünftiger Aufgaben und die Verringerung der Ermüdung bei der Erstellung von Inhalten gehören.

Schritt 2

Schritt 2: Machen Sie sich mit KI-Tools vertraut

KI-Tools entwickeln sich rasant weiter, und wahrscheinlich werden noch während wir diesen Blog schreiben, neue Tools auf den Markt gebracht. Leider führt dieser ständige Wandel bei vielen Menschen zu Widerstand gegen die KI-Technologie, auch wenn sie relativ allgegenwärtig wird. Als Ausgangspunkt sollten Sie jedoch einige Optionen ausprobieren, um zu verstehen, wie sie funktioniert, und um Ihre Kampagnen effektiv zu automatisieren:

• ChatGPT ist hervorragend geeignet, um zu verstehen, wie generative KI funktioniert. Sie können mit Prompts herumspielen und wissen, wie sie funktionieren. Je länger und komplexer Ihre Prompts sind, desto spezifischer und relevanter werden Ihre Ergebnisse sein.
• Google Bard ist kostenlos und ein leicht zugängliches Tool. Mit ihm geben Sie Sprach- und Bildeingaben ein, um verschiedene Arten von Inhalten zu erstellen. Sie können die generierten Inhalte auch in separate Dateien exportieren und so eine weitere Feinabstimmung Ihrer Inhalte vornehmen.
• Mit vidIQ können Sie ansprechende YouTube-Videos erstellen, die für verschiedene externe und interne Kommunikationsanforderungen genutzt werden können. Sie können dieses Tool nutzen, um Lehrvideos zu erstellen, Mitarbeitende über verschiedene Updates zu informieren oder mit ihnen in Kontakt zu treten.

Schritt 3

Schritt 3: Rüsten Sie sich für die Automatisierung alltäglicher Aufgaben

Sobald Sie mit dem Schreiben spezifischer Prompts und der Verwendung von LLMs vertraut sind, ist es an der Zeit, dieses Wissen und die neuen Fähigkeiten zu nutzen.

• Erstellen Sie erste Entwürfe von E-Mails und Newslettern, die für die externe und interne Kommunikation verschickt werden sollen.
• Automatisieren Sie soziale und E-Mail-Kampagnen, die sich an Ihre Mitarbeitenden und Kunden richten.
• Setzen Sie Chatbots ein, wo immer Sie können, solange Sie MitarbeiterInnen und Kunden nicht verprellen.
• Erstellen Sie Berichte über die Leistung und das Engagement Ihrer MitarbeiterInnen, um sich ständig zu verbessern.

Schritt 4

Schritt 4: Setzen Sie mehr auf die menschliche Note

Auch wenn KI Ihnen dabei hilft, verschiedene Aufgaben zu automatisieren, kann Ihre Kommunikation etwas unausgegoren wirken, wenn Sie sich ganz auf sie verlassen. Daher sollten Sie unbedingt sicherstellen, dass Sie Ihre gesamte Kommunikation auf ihre Menschlichkeit hin überprüfen, bevor Sie sie abschicken. Darüber hinaus ist es hilfreich, wenn Sie Folgendes tun:

• Investieren Sie in freie Ressourcen und Zeit, um gesunde Beziehungen zu den Mitarbeitenden aufzubauen
• Investieren Sie mehr Zeit in die Qualifikationen und Schulungen Ihrer Mitarbeitenden
• Ermuntern Sie Ihre Mitarbeitenden zu mehr internem Engagement
• Konzentrieren Sie sich auf die Überarbeitung von Inhaltsentwürfen und stellen Sie sicher, dass diese eng an den Erwartungen und Bedürfnissen der Zielgruppe ausgerichtet sind
• Da die Arbeitswelt heute vielfältiger ist als je zuvor, sollten Sie Ihre Mitarbeitenden ermutigen und ihnen die Möglichkeit geben, Ihre Inhalte in ihre Muttersprache zu erhalten, um das Engagement zu erhöhen. Speakap zum Beispiel kann Ihnen dabei helfen, die gesamte Kommunikation nahtlos in die bevorzugten Sprachen der Mitarbeitenden zu übersetzen. Lesen Sie auch: Warum sollten Sie DEI am Arbeitsplatz fördern?

Diese Bemühungen werden Ihnen helfen, ein breiteres Spektrum an Wachstumsmöglichkeiten zu erschließen.

Fazit

KI annehmen, lernen und adaptieren

Generative KI entwickelt sich rasant weiter, und die Adaption ist unerlässlich, um Ihre Kommunikationsstrategie zu verbessern und den heutigen Anforderungen gerecht zu werden. Auch wenn sich viele Kommunikatoren Gedanken über den ethischen Umgang mit künstlicher Intelligenz machen, bleibt die Tatsache bestehen, dass es eine Vielzahl von Anwendungsmöglichkeiten für den Einsatz von KI-Tools gibt.