Wie KSG die Mitarbeiterkommunikation mit Speakap revolutioniert

Unternehmen: KSG GmbH
Branche:  Produktionsunternehmen für Leiterplatten
Standort: Gornsdorf, Deutschland; Gars am Kamp, Österreich 
Mitarbeiterzahl: Über 900 Mitarbeitende

Herausforderung: 

Die KSG GmbH, ein führender Hersteller von Leiterplatten mit rund 900 Mitarbeitenden an Standorten in Deutschland und Österreich, stand vor einer zentralen Herausforderung: Die interne Kommunikation, insbesondere für die zahlreichen Produktionsmitarbeiter ohne eigenen Desktopzugang, war unzureichend. Traditionelle Kanäle wie schwarze Bretter und das firmeninterne Intranet konnten den steigenden Anforderungen nicht gerecht werden. Informationen waren nur am Arbeitsplatz zugänglich, und es fehlte an Möglichkeiten für Interaktion und Austausch – vor allem in der Fertigung.

Gleichzeitig äußerten die Mitarbeitenden den Wunsch, flexibler und digitaler informiert zu werden – jederzeit und überall. Daher entschied sich KSG, eine moderne Mitarbeiter-App einzuführen, die sowohl zugänglich als auch interaktiv ist.

Der Weg zu KSGo: Eine maßgeschneiderte Lösung

Nach einer gründlichen Analyse und sorgfältigen Auswahl entschied sich KSG für Speakap, eine Plattform, die sich auf die Bedürfnisse von Non-Desk-Workern spezialisiert hat. Die Einführung der App erfolgte in einem klar strukturierten, schrittweisen Prozess:

• Projektstart im Mai 2023: KSG analysierte bestehende Kommunikationswege und entwickelte eine präzise Struktur für die neue App.
• Einführungskampagne im September 2023: Mit kreativen Aktionen wie personalisierten Socken, die einen QR-Code zur App-Registrierung enthielten, wurde das Interesse und die Begeisterung der Mitarbeitenden geweckt. Zusätzlich sorgte die Verlosung eines extra Urlaubstages unter den ersten Anmeldungen für einen starken Anreiz.
• Single Sign-On: Durch die Möglichkeit, sich mit den bestehenden Zugangsdaten anzumelden, entfällt die Notwendigkeit privater E-Mail-Adressen oder komplexer Registrierungsprozesse.

Die App, von den Mitarbeitenden liebevoll „KSGo“ getauft, wurde optisch an die Corporate Identity von KSG angepasst. Ihr modernes Design unterstreicht das innovative Kommunikationskonzept und spiegelt die dynamische Weiterentwicklung des Unternehmens wider.

Erstklassige Ergebnisse in nur sechs Monaten

Die Einführung von KSGo war ein voller Erfolg. Schon nach nur sechs Monaten zeigte sich, dass die Mitarbeiter-App nicht nur auf großes Interesse stieß, sondern die interne Kommunikation im Unternehmen nachhaltig verbesserte:

• 91,4 % Aktivierungsrate bei 900 Mitarbeitenden
• 65 % tägliche Nutzung und 95 % monatliche Nutzung
• Informationen werden jetzt schnell und zuverlässig an alle Mitarbeitenden – auch in der Produktion – weitergegeben.

KSGo fördert eine echte Zwei-Wege-Kommunikation: Beiträge können kommentiert und geliked werden, was den Austausch und die Zusammenarbeit innerhalb der Belegschaft stärkt.

Auch die internen Prozesse haben durch KSGo deutlich profitiert. Wichtige Informationen wie Schulungen, Kennzahlen oder der wöchentliche Speiseplan sind nun jederzeit für alle zugänglich und stets aktuell. Veranstaltungen werden digital organisiert, und papierbasierte Listen gehören der Vergangenheit an – ein bedeutender Schritt hin zu mehr Nachhaltigkeit.

Highlights der App-Nutzung

Die vielseitige Nutzung von KSGo hat die interne Kommunikation bei KSG nicht nur effizienter, sondern auch lebendiger und authentischer gestaltet. Besonders geschätzt werden:

„KSGo-Inhalte“: Beiträge zu Firmenreisen, Einblicke in Abteilungen und persönliche Beiträge stärken das Teamgefühl. 

Pre-Boarding-Kultur: Neue Mitarbeitende werden bereits vor ihrem ersten Arbeitstag integriert und erhalten alle wichtigen Informationen.

Schneller Zugriff auf wichtige Tools: Über die App können Mitarbeitende mühelos auf Zeiterfassungssysteme, digitale Unterweisungen und interne Stellenausschreibungen zugreifen.

Ein besonderes Highlight war der digitale Adventskalender: Anstelle des traditionellen Mitarbeiterbriefes öffneten die Mitarbeitenden im Dezember täglich ein Türchen mit Rückblicken, Ausblicken und persönlichen Videogrüßen der Geschäftsführung. Solche Formate kommen besonders gut an und machen das Unternehmen nahbarer und persönlicher.

Fazit: Kommunikation der Zukunft

Mit Speakap hat KSG eine Mitarbeiter-App eingeführt, die perfekt auf die Bedürfnisse der Belegschaft abgestimmt ist. Eigene Chatkanäle ermöglichen den Austausch zwischen Teamkollegen, ohne dass das gesamte Team Zugriff hat. Nachrichten, Schulungen und Informationen sind auch außerhalb der Arbeitszeit zugänglich, was den Mitarbeitenden den Arbeitsalltag erleichtert. Sie können das Unternehmen „mit nach Hause nehmen“ und sich in ihrem eigenen Tempo mit den Inhalten beschäftigen. Eine innovative Lösung, die mit Speakap erfolgreich umgesetzt wurde.

Antje Klemm, Personalreferentin bei KSG, resümiert: „Wir erreichen heute alle Mitarbeitenden, unabhängig von ihrem Arbeitsplatz. Informationen gehen nicht mehr verloren, und die Zwei-Wege-Kommunikation schafft echte Nähe.“

Mit KSGo positioniert sich KSG als Vorreiter für erfolgreiche digitale Kommunikation in der Fertigungsindustrie – effizient, zukunftssicher und konsequent auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden ausgerichtet.

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