Communicatie is continu aan verandering onderhevig. Daarom is het van belang om periodiek de wijze van intern communiceren ter discussie te stellen. Helemaal in het tijdperk waar we nu in leven.
Millennials zijn inmiddels oud genoeg voor een managementpositie, terwijl ook generatie Z begint mee te draaien. Nu wordt het dus belangrijker de controle te behouden over alle berichten die intern verstuurd worden. Millennials, generatie Z en hun opvolgers hanteren als digital natives een andere wijze van communiceren. Het is nu zaak het middenkader vertrouwen te geven en de transparantie te vergroten, topics die belangrijk zijn voor de nieuwe generaties.
Lees alles over interne communicatie in ons onderzoek: De interne communicatiekloof: Tussen beleid en dat wat non-desk personeel écht wil en nodig heeft.
Om vertrouwen te scheppen en de transparantie te vergroten, moet de interne communicatie hoger op de agenda komen. Zowel door meer in de resources te investeren, als het aantal specialisten op dit gebied uit te breiden. Een onderzoek van Ragan Communications uit 2016 heeft niet voor niets uitgewezen dat budgetten voor interne communicatie zullen groeien.
Als je deze ontwikkelingen in je achterhoofd houdt, op welke manieren kun je dan als organisatie gelijke tred houden?
1. Meer tempo aanbrengen in communicatie
Het is een trend in de interne communicatie om steeds beknoptere boodschappen te versturen.
Uit een recente studie van het Amerikaanse Pew Research center is gebleken dat mensen onder de 35 jaar "in relatief korte tijd in hun behoeften voorzien willen worden of anders hun geduld verliezen''. Terwijl we steeds sneller online kunnen navigeren, slinkt de bereidheid van mensen om te wachten op het laden van een website, het bufferen van video's of het beantwoorden van berichten van collega's.
Het idee van direct communiceren is zeker niet nieuw meer, maar de praktische werking ervan is veranderd. Direct communiceren gebeurt op een veel hoger tempo, omdat we zulke extreem verbonden levens leiden.
De communicatie binnen organisaties vormt hierop geen uitzondering. Als we de nieuwe werknemers, die uit voornamelijk millennials en generatie Z bestaan, willen verbinden en bereiken, moet de berichtgeving beknopt en nauwkeurig zijn. En idealiter niet meer via e-mail verstuurd worden.
Op hoger tempo intern communiceren betekent dat organisaties vaker en meer doeltreffende, op de persoon of divisie afgestemde updates versturen. En dat houdt weer in dat communicatie niet meer van één persoon naar een hoop anderen kan lopen, maar juist dat er vanuit een grotere groep mensen berichten verstuurd worden. Geef mensen lokaal het vertrouwen en de mogelijkheid om dagelijkse updates te delen en vragen en feedback te verwerken.
2. Bedrijfscultuur versterken
Jonge digitale bedrijven, zoals bijvoorbeeld startups, hechten meer en meer waarde aan bedrijfsbeleid en bedrijfscultuur. Waarom? Omdat hun personeel dat van ze vraagt.
Generatie Z en millennials zoeken bedrijven die hun waarden, toewijding en doelen in het leven delen. HR-leiders beschouwen cultuur en betrokkenheid als hun grootste uitdaging, zo blijkt uit een recente studie van de Deloitte University Press.
Als gevolg van deze trend zal de relatie tussen interne communicatie en de nieuwe kernwaarden van jonge generaties verder groeien. Het is niet alleen van belang om de kernwaarden in je communicatiestrategie in te sluiten, maar ook om een aanpak te vinden om deze waarden uit te dragen.
Hoe? Voer datgene uit wat je evengoed van anderen vraagt en verwacht. Geef het goede voorbeeld. De bedrijfscultuur moet niet bestaan uit slechts enkele uitspraken op de muur, maar uit bruikbare richtlijnen en een familiegevoel. Het implementeren van zo'n cultuur begint met het starten van een werving- en selectiebeleid waarbinnen ‘team fit’ net zo belangrijk is als het bezitten van de juist kwalificaties. Dit proces behelst ook het duidelijk overbrengen van de waarden van je bedrijf. Het gaat zo ver dat je de fysieke omgeving moet veranderen, zodat deze aansluit bij de visie van het bedrijf en de beste employee experience geeft.
Teamevents, trainingen en nieuwe secundaire arbeidsvoorwaarden kunnen een bijdrage leveren aan dit proces. Ze verspreiden aan de ene kant de nieuwe visie, maar ze bepalen ook wat je werknemers hiervan vinden en hoe ze reageren op de nieuwe cultuur die dit met zich meebrengt.
3. Overal werken ondersteunen
Volgens een studie van PWC vinden werknemers van alle generaties flexibiliteit in hun werk belangrijk. Daarbij wordt er naar diensten gekeken maar ook de locatie waarop er gewerkt wordt. 1 op de 3 Amerikanen zijn al freelancers.
“Volgens een studie van Gallup uit 2015 zei 37% van de werknemers dat ze op een moment in hun carrière op afstand gewerkt hebben, in vergelijking met 30% in 2006 en slechts 9% in 1995.“ Daarbij was de ervaring van IBM dat onafhankelijke werknemers over het algemeen meer betrokken en zelfstandig zijn en beter samenwerken.
Deze ontwikkeling heeft geleid tot de term “Gig-Economy”, dat bestaat uit een economie waar tijdelijk en flexibel werk de norm is. De helft van de Amerikaanse werknemers zal in 2017 tijdelijke klussen doen en niets anders dan dat.
De uitdaging voor interne communicators wordt dus om op afstand met deze werknemers te communiceren. Maak ze alsnog deelgenoot van de bedrijfscultuur en de informatiecyclus.
Erken de behoeftes van deze werknemers en hou ze betrokken via meerdere kanalen die altijd met ze in verbinding staan. Waar ook ter wereld. Die kanalen zijn onder andere apps, sms, tools voor pushberichten en social media.
Mobiele communicatie-oplossingen maken het mogelijk om verbinding te maken met tijdelijke, freelance krachten en ook werknemers die niet achter een bureau werken. Ze werken weliswaar op verschillende locaties, maar toch ben je er met deze middelen zeker van dat je ze betrokken maakt in plaats van buitensluit.
4. Meer video’s produceren
"Een foto zegt meer dan duizend woorden", is een populair gezegde. Maar wist je dat één minuut gefilmd beeld gelijk staat aan 1,8 miljoen woorden of 3600 pagina's tekst?
Een filmpje posten verhoogt niet alleen de kans op views en shares maar verhoogt ook de kennis van je product met tot wel 74%. Daarbij heeft een onderzoek naar consumentengedrag door Hubspot uitgewezen dat meer dan de helft (55%) van de gebruikers laten weten dat ze een filmpje volledig kijken, in tegenstelling tot 33% voor interactieve artikelen en slechts 29% voor blogs.
Toen er aan werknemers gevraagd werd wat voor content ze in de toekomst vaker zouden willen zien was het antwoord als volgt:
Video hoort bovenaan de lijst als je probeert om moeilijkere onderwerpen duidelijk te maken voor je werknemers. Het is erg waarschijnlijk dat de meeste interne communicatie, van trainingen tot belangrijk nieuws en aankondigingen binnenkort via video zullen gaan.
5. Van werknemers contentproducenten maken
Passend bij de videotrend hebben millennials en generatie Z ook een grote behoefte aan authenticiteit. Authenticiteit is nu veel belangrijker voor de identiteit van een werkgever en zijn merk, dan eerder. Deze authenticiteit kun je versterken door alle medewerkers de gelegenheid te geven het verhaal van het bedrijf te vertellen. Dat kan tegenwoordig met digitale media veel gemakkelijker.
6. Maak van werknemers de belangrijkste stem van het bedrijf
Ondersteun de vorming van groepen die verschillende sociale belangen vertegenwoordigen. Dat kunnen bijvoorbeeld de belangen van een team en divisie zijn. Maar ook de belangen van professionals die gezamenlijke professionele interesses delen, zoals programmeren, big data en e-commerce. Stimuleer het personeel om daarvoor hun gedachten, ervaringen en ideeën te delen en ze zo een stem te geven.
Die stem is niet alleen authentieker dan die van een manager of een bedrijfsjournalist die een medewerker citeert. Een stem geven aan het personeel geeft ook simpelweg meer locaties en werknemers de kans om gehoord te worden en zichzelf uit te drukken. Daarbij zorgt content die door werknemers gedeeld wordt, voor acht keer zo veel engagement dan formeel gecreëerde content. Een merkboodschap verspreidt zich ook 561% verder, dan wanneer hij door werknemers gedeeld wordt.
Als je van je werknemers ook content marketeers maakt, bevorder je de decentralisatie die aan de gang is op de werkplek. Je voegt, om het maar even in populaire technologietermen te verkondigen, een p2p dimensie toe aan de top-down-cultuur die de interne communicatie gedomineerd heeft. Je verbetert je werkgeversimago als je werknemers op de eerste plek zet.
Om je werknemers te stimuleren deel te nemen aan een conversatie moet je interne communicatiekanaal afgestemd zijn op het delen van content die direct invloed op ze heeft. Ofwel, content die hen interesseert. Dit gaat het makkelijkst als de content vanuit hun eigen gelederen komt. Daarbij kun je de communicatie interactief maken door comments, liking en sharing toe te staan. Enterprise social media lenen zich daar bij uitstek voor.
7. Peer-to-peer en horizontale communicatie stimuleren
Sociale druk is misschien de reden dat je Game of Thrones kijkt. En zo kan peer-to-peer-communicatie ook een krachtige invloed hebben op de wijze waarop je personeel werkt.
Collega's kunnen constante feedback geven en hulp bieden. Dat zijn twee centrale aspecten voor interne communicatie en teamwork. Horizontale communicatie verspreidt kennis binnen het bedrijf en de verschillende divisies en neemt managers veel werk uit handen. Dit omdat ze niet langer vanuit verschillende afdelingen hoeven te communiceren of berichten twee keer hoeven te versturen.
De effectieve communicatie die daaruit voortkomt steunt kennismanagement, verspreidt inzichten en helpt mensen hun talenten uit te buiten.
Interne communicatie-afdelingen zouden er baat bij hebben als ze horizontale samenwerking bevorderen. Door teamwork te belonen, social sharing aan te moedigen en teamdoelen te stellen. Daarbij helpen teamevents die de bedrijfscultuur promoten. Ze creëren een gevoel van eenheid en ze versterken interpersoonlijke relaties.
Als kers op de taart blijken deze relaties het enige te zijn dat werk net zo leuk maakt als onze vrije tijd!
8. Bereik maximaliseren (via apps)
Als communicatiespecialist moet je voortdurend je best doen om maximaal bereik te creëren, aangezien het bereik gelijk staat aan relevantie. Je doel is om al je werknemers te bereiken en betrokken te krijgen, ongeacht de afstand.
Dus, je moet steeds kijken naar creatieve digitale oplossingen die het beste concept voor interne communicatie kunnen bieden en ook voor employee engagement zorgen. Er zijn een hoop verschillende kanalen om uit te kiezen, maar de sterkst zichtbare trend is de toename van het gebruik van apps. Apps zijn mobiel, digitaal en ondersteunen meestal pushberichten, wat revolutionair is voor het verzenden van informatie.
Als je meer wil weten over de verschillende kanalen die je kunt gebruiken om je werknemers te bereiken kan je hier onze blogpost lezen over het onderwerp.
9. Gamification introduceren
Gamification kan bedrijven helpen de productiviteit te verhogen en ervoor zorgen dat de nagestreefde doelen van de werknemers overeenkomen met die van het bedrijf.
Spelenderwijs leren zorgt ervoor dat belangrijke informatie uit werkgerelateerde trainingen bij werknemers blijft hangen. Ook verheldert het de targets en de stappen die ervoor nodig zijn deze te behalen. Collega's krijgen de mogelijkheid om elkaar te pushen en uit te dagen en kunnen beloond worden voor hun prestaties.
Daar komt bij dat werk voor veel mensen onderdeel geworden is van hun persoonlijke leven, doordat we praktisch altijd aan het werk zijn. Onze e-mailstroom komt binnen op onze smartphones en we zijn constant verbonden met het internet. Dat leidt ertoe dat de jongere generaties nooit offline zijn, nooit echt stoppen en vaak vanuit huis of laat werken.
Om deze evolutie bij te staan, maar niet een generatie burn-outs te creëren, is het belangrijk dat werk leuk en innemend is. Een relaxte werksfeer zal leiden tot tevreden werknemers en de top-down structuur wegnemen.
Gamification kan opgenomen worden in elk onderdeel van het dagelijks werk, maar een goed voorbeeld is het inwerkproces. Inwerken kan makkelijker en leuker gemaakt worden, bijvoorbeeld door het te transformeren tot een schattenjacht naar informatie. Met een oplossing als deze leert de werknemer niet alleen zijn of haar nieuwe collega's, maar ook de locatie kennen en voelt hij of zij zich beloond als een stukje informatie is gevonden. Wie houdt er niet van schatgraven?
10. Meer meten
Volgens een recent Ruder-Finn-rapport is maar 16% van de bedrijven tevreden met de wijze waarop ze in staat zijn om de effectiviteit van hun interne communicatie te meten.
Het is ook lastig om interne communicatie en betrokkenheid te meten. Maar nu het belang van beide issues toeneemt, groeit de noodzaak van het effect en de bijbehorende R.O.I. ervan meten.
Het meten van je interne communicatie helpt je met de effectiviteit gericht aan te pakken en te verhogen. Het belang van het voortdurend monitoren van je metrics zal verder groeien. We kunnen niet voor niets de effecten ervan directer en specifieker meten dan ooit. Denk aan inkomende oproepen, intranetgebruik en het bereik.
Ook kunnen de gemeten cijfers van twee kanten van belang zijn. Ten eerste om managers te overtuigen van het belang van het onderwerp. Ze duiden voortdurend doelstellingen en gebreken. Ten tweede, om te begrijpen waar werknemers echt behoefte aan hebben of geïnteresseerd in zijn. Cijfers bij de hand hebben leidt tot meer concrete ideeën en helpt bij het verkrijgen van steun hiervoor.
11. Houd rekening met vervaging interne en externe communicatie
Interne en externe communicatie vervagen waardoor de interne visie belangrijker is geworden dan ooit.
De twee vormen zijn onlosmakelijk verbonden, ongeacht waar de teams zitten of aan wie ze verslag uitbrengen. Het is essentieel om beide groepen in gedachten te houden als je je berichten aan het opstellen bent, zelfs als je alleen je toon of je focus zou aanpassen. Ook moet je nooit iets tegen de ene groep zeggen als je het tegelijkertijd onprettig zou vinden om hetzelfde tegen de andere groep te zeggen.
Geef je interne communicatiekanalen niet zomaar op omdat externe kanalen erg overweldigend zijn. Je hebt een werkend kanaal nodig dat je beheert en meet, zodat je de boodschap van je bedrijf over kan brengen.
Organisaties zouden er goed aan doen om over een snel, interactief en betrouwbaar kanaal te beschikken die alle werknemers bereikt. Snel en interactief betekent digitaal en vandaag de dag betekent digitaal mobiel. Zoals in veel andere gevallen is er tegelijkertijd een combinatie van nieuwe procedures en vaardigheden nodig om vertrouwen en transparantie te creëren. Dit zorgt ervoor dat bedrijven de controle behouden over de berichten die verstuurd worden in plaats van dat over te laten aan de individuele interpretatie van werknemers.
Bonustip: emoji's toestaan
Emoji's: we gebruiken ze allemaal, maar zouden we dat wel moeten doen in de zakenwereld? Interne discussies variëren van dat emoji’s onprofessioneel zijn, tot het argument dat ze extreem nuttig zijn.
Het feit is dat ze algemeen bekend zijn. Ze brengen een gevoel van herkenning met zich mee en kunnen helpen met het promoten van je merknaam en reclame maken voor je bedrijf. Ze helpen met iemand aanspreken, ongeacht de taal die ze spreken. En als ze wijselijk gebruikt worden, behoren ze zeker tot de toptrends van 2017.
Bovendien leidt het toestaan van emoji's tot de unieke gelegenheid om aansluiting te vinden bij jongere werknemers. Ze laten ook zien dat je flexibel genoeg bent om de communicatie aan te passen aan de wensen van je doelgroep.
Ze zijn dan misschien niet de beste keuze voor je volgende reclameboodschap, maar ze kunnen zeker een verrijking zijn om werknemers over de hele wereld met elkaar te verbinden.
Communicatie is de sleutel. Maar de wijze waarop we communiceren, de mate waarin en de snelheid waarmee we dit doen verandert telkens. 2017 zal niet anders zijn en nog een golf digitalisering naar de interne communicatie brengen. Wees er klaar voor!