Hoe Jacobs Transport communicatie sneller, veiliger en makkelijker maakte voor medewerkers

Over Jacobs Transport

• Sector: Transport en logistiek
• Locatie: Genk, België
• Aantal medewerkers: ± 115 medewerkers (inclusief 95 chauffeurs)

Uitdaging: Interne communicatie voor een verspreid team verbeteren en operaties efficiënter maken

Jacobs is een snelgroeiend transportbedrijf dat gespecialiseerd is in logistieke oplossingen voor de staalsector, automotive, verpakkingsindustrie en bouw. Door de aard van hun werk bevinden de meeste medewerkers – vooral chauffeurs – zich voornamelijk onderweg, wat het moeilijk maakte om hen op een efficiënte en consistente manier te bereiken.

Voor de implementatie van een digitale communicatieoplossing gebruikte Jacobs:

• Mondelinge communicatie en WhatsApp, wat niet altijd effectief was door de verspreide locatie van de medewerkers.
• Papieren documenten en prikborden op kantoor, die chauffeurs zelden konden raadplegen.
• E-mails, die niet door alle medewerkers actief werden gebruikt, vooral niet door chauffeurs.

Door deze fragmentatie miste het team regelmatig belangrijke updates, veiligheidsvoorschriften en operationele aankondigingen. Jacobs had een betere, snellere en veiligere manier nodig om alle medewerkers in real-time te bereiken.

De oplossing: JACAPP, powered by Speakap

Jacobs Transport heeft de behoeften van de medewerkers gekoppeld aan de voordelen van digitalisatie door de medewerker app Speakap te implementeren.

Jacobs koos voor Speakap als hun interne communicatieplatform, volledig aangepast aan hun huisstijl en gelanceerd als JACAPP.

Met JACAPP (Speakap) kan Jacobs Transport nieuwsbrieven en berichten delen, overeenkomsten laten signeren, bedrijfskledij laten bestellen, trainingen en evenementen organiseren, en zo veel meer.

‍

‍

Waarom Speakap?

• Bereikbaarheid voor iedereen – medewerkers kunnen inloggen zonder zakelijk e-mailadres.
• Pushmeldingen en real-time communicatie – cruciaal voor chauffeurs onderweg.
• Meertalige ondersteuning – 70% van de chauffeurs heeft een andere moedertaal dan Nederlands.
• Digitale documenten en formulieren – om processen zoals ziekte- en verlofaanvragen efficiënter te maken.

De introductie van JACAPP werd groots aangepakt met een lanceringscampagne:

• Graffiti en ballonnen in de kantine – om de aandacht te trekken.
• Posters en QR-codes op strategische plekken – zoals toiletten en de chauffeursruimte.
• Welkomstvideo van de CEO – om het belang van de app te onderstrepen.
• Stickers en goodies met het JACAPP-logo – zodat medewerkers enthousiast werden.

Resultaten: Snellere, veiligere en efficiëntere communicatie

De implementatie van JACAPP heeft een meetbare impact gehad op de communicatie en betrokkenheid binnen Jacobs:

• 85% van de medewerkers heeft zich geregistreerd en gebruikt de app actief.
• Snelle informatiestroom – updates bereiken medewerkers direct, zonder afhankelijkheid van fysieke prikborden of mondelinge communicatie.
• Meer interactie en betrokkenheid – medewerkers reageren en delen zelf berichten over hun werkdag.
• Betere HR-processen – aanvragen voor verlof en ziektemeldingen verlopen nu volledig digitaal.
• Kostenbesparingen - minder old school papierwerk betekent ook dat chauffeurs minder extra ritten naar kantoor moeten maken! Op jaarbasis zijn dat heel wat uren én liters benzine bespaard! En dit is nog maar één voorbeeld!

Highlights van JACAPP

De app wordt nu dagelijks gebruikt voor verschillende doeleinden:

• Chauffeurscommunicatie: updates over routes, verkeershinder of nieuwe richtlijnen worden direct gedeeld.
• Veiligheidsinstructies: medewerkers ontvangen en bevestigen veiligheidsvoorschriften via de app.
• Interactie en sociale verbinding: collega’s kunnen berichten delen, foto’s posten en elkaar feliciteren.
• Digitale formulieren: schade- en verlofaanvragen verlopen nu via de app, inclusief de mogelijkheid om documenten te uploaden.
• Persoonlijke profielen en chatfunctie: medewerkers kunnen eenvoudig met collega’s communiceren zonder externe tools zoals WhatsApp.

Een goed voorbeeld van hoe JACAPP wordt gebruikt, is het digitale prikbord. Chauffeurs kunnen daar in real-time meldingen plaatsen, zoals:

• Een gevaarlijke verkeerssituatie op een specifieke route.
• Een weegbrugcontrole in Duitsland, zodat collega’s hiervan op de hoogte zijn.

Daarnaast is de app cruciaal gebleken voor crisiscommunicatie. Bij een recente staking in de sector kon Jacobs snel communiceren met alle medewerkers over de gevolgen en aangepaste werkschema’s.

Conclusie: Efficiënte en moderne communicatie in de transportsector

Dankzij JACAPP heeft Jacobs de interne communicatie sneller, interactiever en efficiënter gemaakt. Medewerkers, en vooral chauffeurs, voelen zich meer betrokken bij het bedrijf en blijven altijd op de hoogte van belangrijke informatie. Ook processen lopen vlotter nu er meer ingezet kan worden op de digitale mogelijkheden.

Dankzij Speakap kunnen we al onze medewerkers, ongeacht hun locatie, in real-time bereiken. Onze chauffeurs voelen zich nu meer verbonden met het bedrijf en we hebben een enorme verbetering gezien in de snelheid en nauwkeurigheid van onze interne communicatie.‍

Jill Gielen, Operations Manager bij Jacobs

Wil je ontdekken hoe Speakap jouw organisatie kan helpen? Neem contact met ons op voor een demo!

‍

‍