Hoe retailmerk Schoenen Torfs de interne communicatie in meer dan 75 winkels moderniseerde met Speakap

Bedrijf: Schoenen Torfs

Sector: Retail (schoenen en mode)

Locaties: 75 winkels in België (hoofdzakelijk Vlaanderen)

Aantal werknemers: ±650 vaste medewerkers + flexi-jobbers en studenten

Uitdaging: hoe zorg je voor efficiënte communicatie in een retailomgeving

Torfs, een van de meest geliefde schoenen- en modeketens in België, stond voor een grote uitdaging: hoe zorg je ervoor dat alle medewerkers – van winkelpersoneel tot distributiecentrum en hoofdkantoor – tijdig en correct geïnformeerd worden?

Voor de implementatie van Speakap maakte Torfs gebruik van:

• WhatsApp groepen en Facebook om informele communicatie mogelijk te maken, maar zonder controle over inhoud en betrokkenheid.
• Papieren nieuwsbrieven en prikborden, wat leidde tot vertragingen bij kritische aankondigingen.
• E-mail en SharePoint, die niet regelmatig door alle winkelmedewerkers werden geraadpleegd. Deze versnipperde aanpak maakte de interne communicatie inefficiënt en het bedrijf zocht naar een oplossing om alle werknemers sneller, interactiever en gemakkelijker op de hoogte te houden.

Door deze versnipperde aanpak was de interne communicatie niet gestroomlijnd, en het bedrijf wilde een oplossing waarmee alle medewerkers sneller, interactiever en eenvoudiger op de hoogte blijven.

De oplossing: een gecentraliseerd intern communicatieplatform gebouwd voor retailteams, TorfsKontakt

Na een grondige analyse koos Torfs Speakap als centrale app voor interne communicatie voor werknemers. De app werd volledig geïntegreerd in de branding van Torfs en kreeg de naam TorfsKontakt.

Wat waren de vereisten voor de communicatie-app?‍

• Gebruiksvriendelijk en toegankelijk voor iedereen, zonder de noodzaak van een bedrijfs-e-mailadres.
• Mogelijkheid tot real-time communicatie, essentieel voor winkelteams en logistiek medewerkers.
• Gescheiden werk-privécommunicatie, waardoor WhatsApp en Facebook niet langer nodig waren.
• Centrale hub voor nieuws, updates en processen, zoals verlofaanvragen en onboarding van nieuwe medewerkers.
• Single Sign-On en automatische gebruikersbeheer, gekoppeld aan het bestaande HR-systeem.

De implementatie: gefaseerde uitrol voor maximale acceptatie

De implementatie van TorfsKontakt werd zorgvuldig gepland en uitgevoerd om een soepele overgang te garanderen. Na de ondertekening van het contract op 16 juni werd het netwerk online gezet en ging een pilotfase van start. Tijdens de maanden augustus en september vonden wekelijkse evaluaties plaats, waarbij de app werd getest en verbeterd op basis van gebruikersfeedback.

In oktober en november volgde de tweede testfase, waarna op 5 januari de volledige uitrol plaatsvond. Bij deze roll-out lag de focus op een duidelijke aankondiging, uitgebreide training en continue ondersteuning. Dit zorgde voor een snelle acceptatie en een hoge adoptiegraad onder de medewerkers.

Resultaten: meer dan 85% van de medewerkers maakt actief gebruik van het platform

De lancering van TorfsKontakt zorgde voor snelle en meetbare verbeteringen:

• Meer dan 85% activatiegraad onder medewerkers.
• Snellere en effectievere communicatie, met real-time pushmeldingen en interactieve posts.
• Sterkere betrokkenheid – medewerkers kunnen reageren, liken en zelf berichten plaatsen.
• Efficiëntere interne processen, zoals HR-aanvragen en werkschema-updates.

Top 5 hoogtepunten van TorfsKontakt

De app wordt nu dagelijks gebruikt voor een breed scala aan communicatie en operationele doeleinden:

• Personeelsaankondigingen en bedrijfsupdates: alle medewerkers ontvangen tijdig het laatste nieuws.
• Interactie en teambuilding: medewerkers feliciteren elkaar met verjaardagen en mijlpalen.
• Winkelcampagnes en promoties: direct inzicht in lopende acties en klantgerichte communicatie.
• HR en onboarding: nieuwe medewerkers ontvangen via de app meteen toegang tot trainingsmateriaal.
• Digitale formulieren en procedures: van schadeaangiften tot verlofaanvragen, alles verloopt digitaal.

Een opvallend succesverhaal is de digitale introductiecampagne, waarbij Torfs een wedstrijd en incentives gebruikte om medewerkers te motiveren de app te downloaden. Dit zorgde voor een snelle acceptatie en actieve betrokkenheid.

Bovendien heeft TorfsKontakt de communicatielijnen tussen winkels en het hoofdkantoor verbeterd. In plaats van een cascade van informatie via verschillende tussenpersonen, worden berichten nu direct en uniform gedeeld met alle medewerkers.

Wat vinden de medewerkers tot nu toe?

De medewerkers van Torfs reageerden enthousiast op de nieuwe communicatie-app. De gemiddelde score voor TorfsKontakt was 8,23 en de gebruiksvriendelijkheid werd beoordeeld met een 8,30.

Een aantal reacties van gebruikers:

• "Top! Alles op één plaats! Geen gedoe meer met Facebook en WhatsApp!"
• "Super leuke app, kon niet beter. Het is overzichtelijk en gemakkelijk."
• "Het is een veelzijdige app: Torfspunt, loonbrieven, alles in één."
• "De communicatie is transparant en duidelijk, en alles wijst zichzelf uit."

Door de intuitieve opzet en het brede scala aan functionaliteiten ervaren medewerkers de app als een grote verbetering in hun dagelijkse werking.

Conclusie: een toekomstbestendige communicatieoplossing

Dankzij TorfsKontakt heeft Torfs haar interne communicatie sterker, efficiënter en interactiever gemaakt. Medewerkers zijn meer betrokken bij het bedrijf, krijgen sneller toegang tot belangrijke informatie en ervaren een modernere en gestroomlijnde werkervaring.

Met Speakap hebben we een oplossing gevonden die perfect past bij onze bedrijfscultuur. Onze medewerkers voelen zich meer verbonden en beter geïnformeerd dan ooit tevoren. Kim De Bock Verantwoordelijk voor training en ontwikkeling bij Torfs

Wil je ontdekken hoe Speakap ook jouw organisatie kan helpen?

Neem contact met ons op voor een demo.

‍