Tijdens een recent klantenevenement op het hoofdkantoor van Speakap in Amsterdam vertelde Soetkin Boeckstal, Customer Success Manager, wat er echt nodig is om een betrokken medewerkers app te beheren. Voordat ze bij Speakap kwam, werkte Soetkin drie jaar aan „de andere kant”: ze leidde de interne communicatie afdeling bij een bedrijf met een groot aantal frontline medewerkers.

Ze heeft het allemaal meegemaakt: content die niet aanslaat, dalende betrokkenheid, de eindeloze verzoeken om „nog een aankondiging”. Het goede nieuws? Ze kwam erachter wat echt werkt (en wat niet).

10 belangrijke lessen van toonaangevende interne communicatie voor een bedrijf met een groot aantal frontline medewerkers

Van het eenvoudig (en leuk) maken van communicatie tot het omarmen van mobile-first engagement, ze deelt de belangrijkste lessen die ze heeft geleerd, zodat jij het wiel niet opnieuw hoeft uit te vinden.

1. Houd het simpel (en leuk)

Je interne communicatie hoeft niet altijd zwaar en officieel te zijn. Ja, een app voor communicatie met medewerkers is perfect voor officieel nieuws, maar onderschat de kracht van luchtige updates niet:

• „Fijne vrijdag, iedereen!”
• „Vergeet vandaag zonnebrandcrème niet!”
• Eigenzinnige feestdagen vieren (hallo, Roodharigendag!’).

Dit soort berichten verbeteren de betrokkenheid van medewerkers, starten gesprekken en maken de werkplek menselijker.

2. Inhoud plannen zou niet pijnlijk moeten zijn

Begin eenvoudig: een Excel-sheet is voldoende. Maar als je klaar bent voor een grotere stap, kan een samenwerkingstool zoals Contentkalender.nl of Asana je workflow stroomlijnen. Hoe kan je nee zeggen tegen kleurgecodeerde inhoud, eenvoudige aanpassingen en ingebouwde flexibiliteit?

3. De lading delen

Je kunt (en moet) niet alles zelf doen. Bied teams meer mogelijkheden met alias accounts:

• Laat HR rechtstreeks aan het woord.
• Laat BHV-ers of feestcommissies hun eigen updates plaatsen.
• Maak duidelijk onderscheid tussen persoonlijke accounts en officiële afdeling accounts.

4. Redacteuren, verzamel!

Verzamel maandelijks een gevarieerde redactieraad: leiders, frontline-personeel, communicatie teams. Ze helpen om authentieke, relevante content naar voren te brengen en je werklast te verminderen.

Onthoud: je bent niet overal, maar je ambassadeurs wel.

5. Leer los te laten

Ja, „het is jouw baby”, maar Soetkin raadt je aan anderen te vertrouwen:

Loslaten betekent meer authentieke en frequente inhoud, zelfs als dat betekent dat je af en toe in elkaar krimpt bij opmaak- of typefouten. Corrigeer, coach en ‘move on’.

6. Alles is content

Stop met overdenken. Bedrijfsfeestjes, fotoshoots of iemand die kerstdonuts uitdeelt: alles wat plaatsvindt, is content. Gebruik je communicatie app om elke gelegenheid - groot of klein - aan te kondigen, te vieren en op te volgen.

7. Leiderschap en collega's in de schijnwerpers

Door leiderschap geplaatste posts en communicatie over leiderschap betrekken altijd meer mensen. Soetkin laat weten:

Managers vinden het zelden leuk om berichten te plaatsen, maar zelfs met een simpele opmerking of like van het management kom je al een heel eind.

Denk eens aan:

• CEO's die persoonlijke ervaringen delen
• Managers die hun teams bedanken
• Collega's die mijlpalen, jubilea of zelfs nieuwe baby's vieren (gegarandeerde betrokkenheid!)

8. Interactie omarmen

Geef de vitaliteit van je netwerk een boost met eenvoudige peilingen en laagdrempelige winacties:

• „Favoriete ijssmaak?” Boem! Onmiddellijke betrokkenheid.
• „Kies onze playlist op kantoor” of „Geef het nieuwe gebouw een naam”: eenvoudig, leuk en verrassend effectief.

9. Denk mobile-first

Moedig werknemers aan om via mobiele apparaten te communiceren. Het is handig, natuurlijk en verbetert de interactie aanzienlijk in vergelijking met configuraties die alleen op desktop zijn geïnstalleerd.

10. Tijd om over te schakelen

Laat je werknemers niet overweldigd raken door meerdere kanalen. Stroomlijn de communicatiekanalen met Speakap in het middelpunt. Zet de transitie bedachtzaam (maar beslist!) door:

• Faseer kanalen geleidelijk uit
• Leid met behulp van universele links en QR-codes iedereen naar Speakap
• Deel duidelijke communicatie over deadlines en de voordelen van het overstappen naar een ander platform

Tot slot

Voor de lancering van een intern communicatieplatform is geen perfecte timing vereist, maar alleen strategische eenvoud, authentieke interactie en een gezonde dosis plezier.

Soetkin vat het perfect samen:

Houd het simpel, laat het los en onderschat nooit de kracht van een goede lach.

‍