Vorige week verwelkomden we ongeveer 40 Nederlandse Speakap-klanten op ons hoofdkantoor in Amsterdam voor een middag vol echte gesprekken over interne communicatie. Geen gedoe, alleen praktische inzichten, gedeelde uitdagingen en nieuwe strategieën om frontline medewerkers te betrekken en het meeste uit Speakap te halen.

Vanaf het eerste gesprek was één ding duidelijk: betrokkenheid gebeurt niet per ongeluk. Het vergt strategie, consistentie en soms een beetje creativiteit.

Lessen uit de frontlinie: wat werkt (en waarom)

Het evenement begon met een paneldiscussie met:

• Simone Meesters, communicatiemedewerker bij Viggo
• Jan-Willem Boerhout, CIO bij Marie-Stella-Maris
• Ilse Verkuil, marketing- en communicatiemanager bij Bidfood

De discussie, gemodereerd door Erwin en Andrea, ging over wat werkt (en wat niet) als het gaat om interne communicatie, met een specifieke focus op de activatie en betrokkenheid van medewerkers communicatie-apps. Hun grootste inzichten?

Viggo: Interne communicatie is persoonlijk

Als luchthaven grondafhandelingsbedrijf weet Viggo dat activatie niet alleen draait om het lanceren van een tool, maar ook om het onderdeel te maken van het dagelijkse werk. Simone Meesters vertelde hoe Viggo ervoor zorgt dat elke medewerker aan boord komt van Speakap door:

• Speakap te integreren in functioneringsgesprekken, waardoor het een routinematig contactpunt wordt
• Praktische ondersteuning bieden om werknemers te helpen bij het opzetten van accounts en het gebruik van het platform
• Telefonisch opvolgen, want want sommigen hebben een laatste push nodig
• Focus op korte, visuele inhoud die past bij de snelle werkomgeving
• Met behulp van Journeys voor onboarding en training, zodat nieuwe medewerkers vanaf dag één op de hoogte zijn

Hun grootste takeaway? Erkenning en consistentie stimuleren betrokkenheid. Wanneer Speakap in bestaande processen is ingebouwd, gebruiken werknemers het niet alleen, ze vertrouwen erop.

Marie-Stella-Maris: FOMO stimuleert adoptie

Volgens Jan-Willem Boerhout maakte Marie-Stella-Maris gebruik van een krachtige drijfveer: fear of missing out (FOMO). In plaats van werknemers naar het platform te dwingen, creëerden ze een natuurlijke vraag ernaar:

• Updates eerst in Speakap plaatsen en een dag later e-mails versturen naar de bredere organisatie. Medewerkers realiseerden zich al snel dat degenen die eerst de app checkten, altijd een stap voor waren.
• Speakap uitrollen van winkels naar hoofdkantoor, niet andersom. Door werknemers zelf het woord te laten verspreiden, voelde het als een hulpmiddel dat ze wilden gebruiken, niet een instrument dat ze verplicht werden te gebruiken.
• Het creëren van mond-tot-mondreclame. Op het moment dat medewerkers begonnen te vragen, „Hoe wist je dat?” het antwoord was altijd hetzelfde: ‘’Het stond in de app!’’

Het resultaat? Een activatie aanpak van onderop die Speakap tot een essentieel onderdeel van de dagelijkse bedrijfsvoering maakte.

Bidfood: Gamification zorgt ervoor dat managers een stapje verder gaan

Voor Ilse Verkuil ging de activatie bij Bidfood over het verminderen van ruis en managers proactief laten communiceren. Hun geheime wapen? Een spelelement.

• Pushmeldingen zorgen ervoor dat belangrijke berichten niet verloren gaan in de overvloed aan dagelijkse taken
• Een leaderboard voor managers houdt de mate van betrokkenheid bij — niemand wil onderaan de lijst staat
• Competitieve motivatie stimuleert proactieve communicatie: als managers zien waar ze aan toe zijn, beginnen ze natuurlijk meer te posten
• Het resultaat? Een verschuiving van top-down updates naar actieve deelname op elk niveau

Op het moment dat managers zagen hoe betrokken ze waren, begonnen ze Speakap intenser te gebruiken, niet alleen als een prikbord, maar als een echte hub voor werknemers.

Lees meer over de 5 lessen die elk bedrijf met eerstelijnsmedewerkers moet leren hier.

Van strategie naar actie: communicatie laten werken

Na het klanten panel verschoof het gesprek naar de praktische toepassing. De deelnemers werden ingedeeld in interactieve workshops waarin de grootste communicatie-uitdagingen werden aangepakt:

• „Keep It Simple: Content & Interaction” door Soetkin deelde 10 dingen die niemand je vertelt over interne communicatie en onderzocht waarom het belangrijk is om berichten duidelijk, kort en boeiend te houden. Te ingewikkelde of omslachtige berichten? Dat is een enkele reis naar een terugtrekking.
• „Van communicatiekanaal tot employee hub: hoe je interne communicatie echt kunt laten werken” van Ilse richtte zich op de verschuiving van een eenvoudig berichtenkanaal naar een dynamisch platform voor werknemersbetrokkenheid, want als je communicatieplatform geen echte waarde toevoegt, zullen werknemers het gewoon niet gebruiken.

En natuurlijk sloten we de dag af met een netwerkborrel, waarbij de deelnemers ideeën, ervaringen en misschien zelfs een paar geheimen voor succes uitwisselden.

De grootste takeaway? Betrokkenheid gaat niet alleen over het hebben van een platform, maar ook over hoe je het gebruikt

De meest succesvolle bedrijven verspreiden niet alleen informatie, ze maken van interne communicatie een interactieve ervaring in twee richtingen waar werknemers deel van willen uitmaken. Ze:

• Integreren communicatie in dagelijkse workflows, zodat het natuurlijk aanvoelt en niet als een extra taak
• Maken inhoud relevant, kort en boeiend, zonder ruis
• Creëren een gemeenschapsgevoel, waarbij werknemers niet alleen content consumeren, maar er ook aan bijdragen
• Gebruiken activatie strategieën die passen bij hun cultuur, of dat nu gamification, door FOMO aangestuurd of praktische ondersteuning is

Dus als je worstelt met een lage betrokkenheid, vraag jezelf dan af: geef je je medewerkers een reden om in te checken? Of is je platform gewoon een inbox die ze negeren?

Het gesprek stopt hier niet. Wat werkt voor jouw team? Voor welke uitdagingen sta je? Laten we de discussie gaan houden, want als frontline medewerkers verbonden, betrokken en geïnspireerd zijn, zijn ze niet te stoppen.

‍

‍

‍