Zijn medewerkers verward door verspreide informatie? "We hebben al een tool hiervoor!" is het #1 misverstand dat je succesvolle interne communicatie in de weg staat. Ontdek waarom een centraal platform essentieel is voor duidelijke communicatie en een tevreden personeelsbestand.

Voel je je ooit alsof je geld uitgeeft aan communicatietools, maar medewerkers lijken nog steeds verward en vragen voortdurend om informatie die ze zelf in een van de tools kunnen vinden? In feite is het #1 mythe die interne communicatie plaagt juist het geloof dat een overvloed aan tools gelijk staat aan een communicatieoplossing. Het is een constante refrein: "We hebben al een tool hiervoor!"

Wacht even. Voordat je de behoefte aan een betere communicatiestrategie afwijst, laten we onderzoeken waarom deze schijnbaar logische reactie eigenlijk een communicatienachtmerrie voor medewerkers creëert.

Deze blogpost duikt in het misverstand van "We hebben al een tool hiervoor", en waarom het leidt tot onsamenhangende berichten, gefrustreerde medewerkers en uiteindelijk communicatiesilo's. We zullen de verborgen kosten van deze gefragmenteerde aanpak blootleggen en de werkelijke oplossing onthullen om een echt verbonden en geïnformeerd personeelsbestand te bevorderen. Klaar om erin te duiken?

Het misverstand: “we hebben al een tool hiervoor”

"We hebben al een tool hiervoor." 

Met Amerikaanse werkgevers die in 2023 alleen al een verbijsterende $5 biljoen aan HR-technologie uitgeven (en 74% die van plan is nog meer te investeren), is het gemakkelijk in deze val te trappen.

Vanuit één perspectief lijkt het logisch – elke basis is gedekt, toch? Informatie kan verspreid worden via HR-systemen, taken toegewezen via projectmanagementsoftware, en bedrijfsbrede updates verzonden via e-mail of groepschats. Er is al een tool voor elk denkbaar aspect.

De informatie is er, gemakkelijk beschikbaar... ergens.

Hier is het ding: een overvloed aan communicatietools – HR-systemen, taakmanagers, digitale borden – vertaalt zich niet automatisch naar heldere en consistente berichtgeving. In plaats daarvan creëert het een rommelige situatie waarin waardevolle investeringen die je organisatie heeft gemaakt om de beste techniek voor elke behoefte te hebben, uiteindelijk communicatie hinderen en je personeel frustreren.

Dat is precies waar de disconnectie ligt. We denken dat een tool hebben voor alles = effectieve communicatie, maar wat we vergeten is dat dit afzonderlijke tools zijn en als resultaat hebben we een kerkhof van communicatiesilo's gecreëerd. 🪦

De realiteit: nee, je hebt geen tool hiervoor & hier is waarom

Deze technologieën, hoewel waardevol voor hun beoogde doeleinden, geven vaak prioriteit aan hun eigen functies boven het waarborgen van effectieve en duidelijke communicatie en opereren geïsoleerd van elkaar. En dat is helemaal prima. Ze zijn tenslotte elk gemaakt om hun eigen doel te dienen.

Maar hier is het probleem: medewerkers geven consequent aan dat het gebrek aan communicatie een probleem is. Ze willen meer informatie, communicatie, duidelijkheid, zichtbaarheid van leiderschap. Echter - en dit is de paradox - zoekt de meerderheid van de medewerkers deze informatie niet actief op, zelfs niet als deze bestaat. Vooral niet als het als een bijzaak in andere tools is begraven. Ze verwachten gewoon dat de informatie passief aan hen wordt gepresenteerd of terwijl ze aan het werk zijn.

Stel dat je LMS een communicatiecomponent heeft en leiders zeggen "we hebben communicatie gedekt in ons LMS, dus we hebben geen specifieke communicatietool nodig." In de praktijk gaan medewerkers naar hun LMS om verplichte trainingen op ad hoc basis uit te voeren. Het is niet ingebed in hun dagelijkse werk zoals e-mail dat is voor kantoorwerkers. Daarom missen ze het voordeel van consistente, gevarieerde en frequente interne communicatie die nodig is om de voordelen te realiseren.

Bovendien leidt elk afzonderlijk hulpmiddel dat één uniek ding doet tot wat de Harvard Business Review de 'toggling tax' noemt. Medewerkers weten niet noodzakelijkerwijs waar ze naartoe moeten om actie te ondernemen of informatie te krijgen. Is het in het LMS, HR-systeem? Groepschat? E-mail? Een bericht in WhatsApp? Met werknemers die bijna 1.200 keer per dag tussen apps en websites schakelen, wat neerkomt op 9% van hun jaarlijkse werktijd, wordt informatie geïsoleerd, updates gaan verloren, medewerkers eindigen gefrustreerd en gedesillusioneerd.

Dit betekent ook dat jij degene bent die verantwoordelijk is voor het beheren van al deze tech stack, ervoor zorgt dat relevante communicatie wordt gedeeld naar elk kanaal waar een medewerker zou kunnen zijn. Dit maakt niet alleen het werk van interne communicatie inefficiënter voor een toch al kleiner, onderbezet team, maar creëert ook de mogelijkheid dat verouderde en tegenstrijdige informatie in handen van medewerkers terechtkomt.

En jij blijft achter om de rotzooi op te ruimen.

De verborgen kosten van gefragmenteerde communicatie

Echter, het aantal tools waarvan van medewerkers wordt verwacht dat ze niet alleen weten dat ze bestaan, maar ze ook gebruiken, kan hen gefrustreerd, overweldigd en onbetrokken laten voelen. Tech-overload is echt en het frustreert je medewerkers en beperkt hun productiviteit:

• 70% van de medewerkers heeft tot 7 apps nodig om één HR-taak te voltooien.
• 60% vindt hun HR-tools onsamenhangend, moeilijk of verouderd.
• Gemiddeld besteden medewerkers 30% van hun wekelijkse tijd aan het zoeken naar informatie.

Sommige onderzoeken stellen zelfs dat slechte interne communicatie naar en tussen medewerkers bedrijven jaarlijks tot $62,4 miljoen kan kosten. 🤯

De echte oplossing: een centraal werknemerservaringsplatform

Dus, wat is de echte oplossing? Het is tijd om het script om te draaien. Communicatie zou niet een nagedachte moeten zijn, maar de hoeksteen van je gehele werknemerservaring vooruit.

Dit betekent investeren in een centraal employee experience platform als startpunt voor alles wat je personeel nodig heeft. Zo werkt deze "omdraaien van het script"-aanpak:

• Investeer in een centraal communicatiehub voor werknemers dat fungeert als het startpunt voor je gehele werknemerservaring. Deze hub zal niet zomaar een ander geïsoleerd hulpmiddel zijn; het wordt de hoeksteen van een werkelijk verbonden personeelsbestand.
• In plaats van informatie die verspreid is over verschillende platforms, wordt je centrale hub de enige bron van waarheid. Aankondigingen, updates, bedrijfsnieuws – alles bevindt zich hier, gemakkelijk toegankelijk en geprioriteerd.
• Gooi je bestaande tools niet weg - de schoonheid van een centrale hub ligt in zijn vermogen om naadloos te integreren met de tools die je al hebt. Dit elimineert app-hoppen, bespaart tijd en vermindert frustratie.
• Medewerkers zoeken mogelijk niet actief naar informatie die verborgen is binnen andere tools. De centrale hub lost dit op door essentiële interne communicatieberichten direct naast de acties te presenteren die medewerkers proberen te ondernemen. Bijvoorbeeld, als een medewerker een dienst moet ruilen met een collega, kunnen ze dit direct vanuit de werknemersapp doen door de integratie van een dienstenbeheersoftware. Maar voordat ze dit doen, presenteert de tijdlijn binnen de werknemersapp essentiële interne communicatieberichten. Dit zorgt ervoor dat medewerkers worden blootgesteld aan cruciale informatie op het exacte moment dat ze deze het meest nodig hebben zonder dat ze deze zelf actief hoeven te zoeken.

Klaar om zelf de voordelen van een toegewijd communicatieplatform voor je organisatie te ervaren?

We begrijpen dat elke organisatie unieke communicatie-uitdagingen heeft. Daarom willen we je helpen de perfecte oplossing te ontwerpen.

Laten we praten! Plan een gratis demo om te ontdekken hoe Speakap, een werknemerservaringsplatform, je kan helpen een centraal communicatiehub voor werknemers te creëren, aangepast aan jouw specifieke behoeften. Speakap verbetert niet alleen de communicatie-efficiëntie, het stelt je ook in staat om een communicatiehub te bouwen die voor jou en je organisatie werkt.