En los últimos años la forma en que trabajamos ha evolucionado, especialmente si comparamos con 15 años atrás. Las oficinas, los roles, herramientas y hasta las expectativas de los trabajadores han experimentado cambios sustanciales. Los empleados ya no son vistos como trabajadores pasivos sino como comunicadores activos, que pueden influenciar y cambiar una organización (Madsen, V. T., 2016).
Las herramientas digitales de trabajo han pasado de ser una innovación a una realidad. Los trabajadores ya utilizan múltiples herramientas de comunicación interactivas que incluyen mensajería instantánea, software de colaboración, chats, blogs, etc. Aunque las tecnologías y los formatos varían, lo que es común en estas interacciones es el intercambio público de información y apoyo de los miembros de la red (Uysal, N.,2016).
La incorporación de estas herramientas ha permitido que las empresas pueden aumentar la productividad laboral, ofrecer una mejor experiencia de cliente y crear sentido de comunidad en su organización (Madsen, V. T., 2018). Con ellas, las marcas consiguen ventaja competitiva creando más valor económico que sus competidores, lo que ha hecho aumentar la importancia de los activos intangibles en la cadena de valor (Mendes, D., Gomes, J. and Romão, M., 2017).
En este blog abordaremos todo estos aspectos para explicar cómo y por qué las empresas están cambiando su intranet por una red social corporativa, y por qué son fundamentales para crear valor añadido dentro y fuera de la organización.
*Todas los artículos académicos citados pueden encontrarse al final del artículo.
Qué es una intranet
Una intranet es una red informática de trabajo, privada y accesible solo por los miembros de una organización y que ofrece un punto de colaboración y acceso a recursos internos de empresa. Cada miembro/trabajador tiene un cuenta personal asociada que le permite acceder a las diferentes partes de la intranet, normalmente únicamente desde un ordenador.
Objetivos de una intranet
- Almacenar información: funciona como espacio público de intercambio de información de empresa. Sirve también como biblioteca o archivo de documentos.
- Comunicación: En general una intranet permite enviar mensajes a sus miembros, aunque está función puede estar limitada por las propias características del software.
- Colaboración: La intranet ayuda a los empleados a trabajar conjuntamente e intercambiar conocimiento y experiencia.
A pesar de que todavía hay muchas empresas que siguen apostando por intranets, este tipo de plataformas fueron introducidas en el mundo empresarial a mediado de los 90 (Madsen, V. T., 2018).
La gran mayoría de las intranets siguen teniendo un funcionamiento anticuado o incluso obsoleto, que no se adapta a las nuevas necesidades en el puesto de trabajo: compatibilidad con las nuevos dispositivos móviles, tecnología disponible, funciones sociales, privacidad, capacidad de gestión de documentos, etc.
Limitaciones y desventajas de una intranet
Uno de los principales problemas de una intranet es que el desarrollo de una Intranet propia para una empresa en concreto conlleva altos costes de producción. Además, y como consecuencia de estos costes, su amortización suele ser larga y limita la capacidad de actualización, ya que cada nueva característica que se incorpora debe abordarse como proyectos individual e incluyendo agencias externas.
Otro problema común es su incapacidad para funcionar de forma eficiente en múltiples plataformas, ya que muchas veces el software no es compatibles con diversos dispositivos móviles (tablets, teléfonos móvil Android y Iphone, etc.). Este problema se hace especialmente importante para empresas de sectores con trabajadores sin escritorio fijo, como en retail, restauración, hostelería, etc. Si el trabajador no tiene a mano un ordenador, no puede acceder a la plataforma de comunicación corporativa, lo que impide poder trabajar fácilmente desde cualquier lugar y no permitir que los trabajadores estén siempre al día con información actualizada.
Problemas de comunicación en una intranet corporativa
La comunicación interna de la empresa se ve afectada por la herramienta utilizada. En el caso de las intranets, estas limitaciones acaban conllevando problemas como comunicación unidireccional, pérdida de información importante, y una baja participación/implicación de los trabajadores.
Las intranet no favorecen la interacción entre empleados, lo que acaba produciendo una situación de comunicación vertical - descendente y unidireccional. El hecho que las intranet carezcan de un elemento social hace difícil recoger feedback y comentarios de los trabajadores. Esto puede producir desmotivación y reducción del compromiso, ya que los trabajadores no se sienten escuchados por sus supervisores y directores.
La información no está segmentada por departamentos o funciones, y por lo tanto, los trabajadores son bombardeados con mensajes que no les son relevantes para su trabajo. Esto puede acabar comportando que cueste tiempo localizar información, o que documentos importantes se pierdan por la acumulación de mensajes, o que exista duplicidad o documentos obsoletos.
Todos estos problemas no hacen más que aumentar si la situación se aplica a trabajadores que no tienen un escritorio fijo o están delante del cliente, en primera línea y especialmente si se tiene en cuenta que este grupo supone un 80% de la fuerza laboral (The rise of the deskless workforce by Emergence). Además, cada vez más los millennials se están incorporando al mercado laboral y ya constituyen la mayoría de los empleados en estas industrias . Esto supone que la demanda de los empleados de nueva tecnología junto con las potentes plataformas de comunicación móvil hace que este sea un momento importante para el cambio.
Pasar de una intranet a una red social corporativa
Red social de empresa, plataforma de comunicación corporativa, intranet social corporativa… sea cual sea el concepto utilizado, la idea es la misma: son redes sociales diseñadas para un entorno laboral, donde solo empleados pueden acceder a la plataforma, y que garantizan la privacidad y seguridad que otras redes públicas no pueden ofrecer. Además, también suelen estar optimizadas para su uso con dispositivos móviles, como tablets y smartphones, lo que conecta a los trabajadores de primera línea o sin escritorio fijo con ordenador.
En este tipo de plataformas cada trabajador de la empresa tiene su propio usuario y los administradores (normalmente en recursos humanos o coordinadores de comunicación interna) son los encargados de determinar qué accesos y permisos tiene cada usuario/empleado. Esto incluye de desde grupos de trabajo, divisiones, qué contenido pueden ver y dónde publicar (público objetivo), todo en función del rol y necesidades de trabajo.
Cada empresa es única y la plataforma y procesos de comunicación debe adaptarse a ella, tanto a su estructura como a las necesidades los trabajadores. Aún así, este tipo de plataformas suelen incluir las siguientes características:
- Noticias de empresa. publicar novedades de empresa, nuevas aperturas de tiendas y restaurantes, normas de uso de las zonas comunes, sugerencias, reforzar la misión y visión, construir una cultura de empresa, etc.
- Formación nuevos empleados y creación de comunidad. fomenta el compromiso e implicación de los trabajadores que ya forman parte de la organización. Ayuda a nuevos empleados en el proceso de socialización e incorporación (Sharma, A., Bhatnagar, J., 2016).
- Colaboración en tiempo real para los trabajadores de la empresa mediante chat, grupos de trabajo, foros sobre temáticas laborales… La comunicación instantánea fomenta la colaboración en tiempo real, por lo que los procesos son más rápidos y relevantes, reduciendo los desafíos de la coordinación, comunicación y colaboración de empleados.
Las redes sociales empresariales son una herramienta estratégica para el compromiso de los empleados, ya que les permite conectarse con personas diversas en toda la organización expandiendo su red social (Sharma, A., Bhatnagar, J., 2016).
Colaboración, compromiso y cultura de empresa
Las redes sociales empresariales no solo son una plataforma de comunicación, sino también una excelente manera de conectar e involucrar a los trabajadores. Para ello necesitan fomentar una ""cultura abierta y transparente"", donde los empleados ""se sienten libres"" para compartir ideas y opiniones (Sharma, A., Bhatnagar, J., 2016).
Por todos los argumentos presentados, el plan de comunicación interno que definamos debe fomentar el intercambio de ayuda y la colaboración pública aumenta el sentimiento de pertenencia y la percepción de que los miembros de ser un grupo confían y se apoyan mutuamente (Wellman, B., & Gulia, M. ,1999). Este efecto beneficioso se da incluso cuando solo pocas personas realmente participaban en el intercambio de ayuda y apoyo, dado que todos los miembros pueden leer las publicaciones, y por lo tanto también se benefician de la ayuda incluso si no estaban activos en su creación (Uysal.,2016).
Conclusión
A pesar que gran parte del énfasis del marketing digital está enfocado en la comunicación externa, las técnicas de branding y creación de comunidad también se deben aplicar internamente con un branding interno y motivación de trabajadores.
Es importante tener en cuenta que nuestra organización está formada por un equipo humano, y que por lo tanto se puede beneficiar de una mejor comunicación y socialización de sus miembros.
A pesar de que hay muchos puntos de vista posibles, los planes deben incluir políticas y estrategias de comunicación interna que fomenten la interacción de los trabajadores, tanto para integrarlos en nuestra empresa, como para incentivar el intercambio de conocimiento, experiencia y confianza entre departamentos. Intranets, correo electrónico y los canales tradicionales ya no son suficientes para cubrir las necesidades actuales, y las redes sociales son el presente y futuro. Implementar una red social corporativa en tu empresa es una innovadora solución.
Bibliografía académica:
- Madsen, V. T. (2016). Constructing Organizational Identity on Internal Social Media: A Case Study of Coworker Communication in Jyske Bank. International Journal of Business Communication, Vol. 53(2) 200–223.
- Madsen, V. T. (2018). Participatory communication on internal social media – a dream or reality?: Findings from two exploratory studies of coworkers as communicators. Corporate Communications: An International Journal, Vol. 23 Issue: 4, pp.614-628.
- Mendes, D., Gomes, J. and Romão, M. (2017). Creating Intangible Value through a Corporate Employee Portal. Journal of Entrepreneurship, Management and Innovation (JEMI), Volume 13, Issue 3, 2017: 125-149.
- Sharma, A., Bhatnagar, J. (2016) ""Enterprise social media at work: web-based solutions for employee engagement"", Human Resource Management International Digest, Vol. 24 Issue: 7, pp.16-19.
- Uysal, N. (2016). Social Collaboration in Intranets: The Impact of Social Exchange and Group Norms on Internal Communication. International Journal of Business Communication, Vol. 53(2) 181– 199.
- Wellman, B., & Gulia, M. (1999). Virtual communities as communities: Net surfers don’t ride alone. In M. A. Smith & P. Kollack (Eds.), Communities in cyberspace (pp. 167-194). New York, NY: Routledge.