Incorporar nuevas herramientas digitales siempre supone un gran reto para cualquier empresa . Cuestiones como, ¿cómo hacer que las nuevas tecnologías se empiecen a utilizar en empresas en sectores que suelen ser reacios a adopción de herramientas modernas? ¿Cómo hacer el proceso atractivo y divertido para el trabajador? ¿Qué características necesita el nuevo software? ¿Quién debe liderar el proceso de evaluación de alternativas?
Todas estas cuestiones juegan un papel clave para aquellas organizaciones que se planteen introducir y adopción nuevas herramientas tecnológicas. De acuerdo con Zoe Watts, directora comercial de la firma de catering en Londres Vacherin, la elección de plataformas de comunicación que se adaptan a las necesidades del personal y que son divertidas de usar podrían ser los impulsores de niveles adopción más altos.
En el reciente congreso ‘Smile Expo’ en Londres, Watts explicó que Vacherin cuenta con 570 empleados en 45 lugares diferentes, con una plantilla en casi 50 países. Cada una de esas 45 ubicaciones cuenta con, de tres a 70 empleados, y de todos ellos no hay dos contratos iguales.
Transformar la anticuada comunicación interna
“Realizamos encuestas cada año, y el personal afirmó que estaban obteniendo la información necesaria sobre sus funciones, pero además querían saber mucho más sobre lo que estaban haciendo y pasando en el resto de otros ubicaciones y empleados.
"Nos comunicábamos de forma muy anticuada, enviando boletines y formularios por correo electrónico. No era un proceso en tiempo real, y tenía una tasa de apertura muy baja".
Dado que nuestra plantilla de trabajadores está formada por muchos chefs, camareros, baristas y empleados de primera línea que no tienen acceso constante a un ordenador, fue esencial para Vacherin encontrar una solución móvil y muy visual para atraer a todo el mundo..
""Queríamos una plataforma que fuera fácil de usar y no demasiado compleja de aprender"", explica Watts. Para muchas empresas la implementación de nuevas herramientas tecnológicas puede parecer un reto, ya que la mayoría de los empleados quieren tener noticias relevantes y una experiencia de usuario fácil e intuitiva.
Introducir una App de Comunicación con tu imagen de marca
Esos requisitos llevaron a Vacherin a implementar una versión con su imagen marca de Speakap a principios de 2019. ""Lo llamamos VachChat. Queríamos una aplicación que se pareciera a nuestra propia marca. Nuestra propia aplicación con la tecnología líder de otra empresa "".
Al ser de fácil uso y tener experiencia de usuario en móvil agradable, todo ello ayudó a introducir VachChat, es la diversión que se tuvo en VachChat que la ha hecho ""adictiva"".
“Somos una empresa divertida y diversión es uno de nuestros valores fundamentales. Cuando nuestros empleados comparten contenido en Speakap, la personalidad de la marca se hace más visible.
¿Cómo utilizan los empleados la plataforma de comunicación interna?
"A nuestro personal le encanta compartir fotos de los platos que han creado. Ha sido increíble ver esa pasión. Pasión por las ensaladas, pasteles, recetas e ingredientes"
Efectos positivos de Speakap
Esta pasión por los ingredientes ha tenido algunas sorpresas inesperadasen un primer momento. Por ejemplo, algunos chefs comparten con sus compañeros en VachChat cuando han sobrado ingredientes, para asegurar que nada se desperdicie.
""Hemos utilizado la función Eventos para promover sesiones de entrenamiento y formación entre el personal de cocina o baristas, que son muy populares. También es genial cuando usamos VachChat para el reconocimiento de méritos entre compañeros. Por ejemplo, publicamos fotos de nuestro empleado del trimestre o celebramos los cumpleaños del personal"".
Aunque su objetivo principal es mejorar la comunicación entre los empleados que no están en la oficina de Vacherin, Watts afirma que otros miembros del equipo también han empezado a utilizar VachChat.
"Nuestro CEO también utiliza VachChat activamente. Nuestro comité ejecutivo ha encontrado su voz allí de una forma en la que nunca antes se habían sentido cómodos a través de canales externos. VachChat ha conectado a nuestro personal de la oficina central con lo que sucede en primera línea, en eventos, restaurantes, congresos, etc. Los hace sentir mucho más conectados con el negocio "".
¿Encontrar una herramienta que los empleados les gusta utilizar? ¡Hecho!
¿Animarlos a compartir contenido y divertirse en la plataforma? ¡Hecho!
Y, ¿qué pasa con los resultados?
“En los primeros dos meses vimos una adopción del 75% con un promedio de 5.7 conexiones/accesos por día y usuario. El siguiente paso es ser más estratégico y descubrir por qué ese 25% no ha iniciado sesión o si podemos ayudarlos a registrarse en VachChat ".