La digitalización del puesto de trabajo es un proceso imparable y que implica un cambio de mentalidad, pero en general se puede afirmar que el trabajo es ya mayormente digital. No importa lo físico que todavía pueda parecer, sobre todo en sectores con tiendas, hoteles, restaurantes y fábricas, la columna vertebral de lo que hacemos en nuestro puesto de trabajo a diario es cada vez más electrónica.
Hoy en día utilizamos múltiples apps, softwares y herramientas digitales que van desde sistemas de venta que procesan los pagos y administran el control de inventario hasta sistemas de iluminación y seguridad conectados. Sin embargo, parece que los departamentos de Recursos Humanos son reacios a dar un paso adelante e incorporar sistemas digitales unificados.
Si trabajas en Recursos Humanos (o comunicación interna) y quieres crear un lugar de trabajo eficiente y conectado, te interesa estar en contacto y mejorar la relación con IT, ya que te pueden ayudar de múltiples maneras. A continuación analizamos al menos 10 razones principales por las que IT y RRHH deberían colaborar activamente.
1. Cumplimiento de privacidad y seguridad de la información
Como evidenció un reciente estudio interno en empresas como Apple, Amazon o Google, en general los empleados no confían en RRHH. Estos datos no pueden tomarse a la ligera, pues puede tener repercusiones importantes en nuestra organización, desde un punto de vista de comunicación con los empleados hasta la productividad de estos.
Cabe decir que si bien no toda esa erosión de la confianza se deba a la forma en cómo se recogen y administran los datos personales de los empleados, pero una brecha o mal uso de los datos puede romper por completo la confianza que estos depositan en RRHH. Por ello es fundamental siempre seguir regulaciones como la GDPR - RGPD, ISO, etc. e incorporar herramientas seguras y privadas para que los empleados, que cuiden su información y privacidad.
2. Nuevas herramientas digitales de Recursos Humanos
Correos electrónicos, software gestión de proyectos y colaboración, de gestión de nóminas, herramientas de formación, apps de programación y calendario... la lista es interminable. Si bien la adopción de tecnologías basadas en la nube - cloud- es una forma inteligente de ampliar la disponibilidad y ser ágil, estas herramientas rara vez permiten integrar software, lo que hace que los empleados tengan que cambiar constantemente entre una infinidad de herramientas. Esto puede provocar confusión, reducción de la productividad o que las herramientas acaben por no ser utilizadas, lo que merma su adopción. Al colaborar con el equipo de IT, ellos te pueden ayudar a elegir herramientas integracbles y compatibles, para que pueda crear un centro de Recursos Humanos simple para todos tus trabajadores.
3. Inicio de sesión único
IT puede ayudarte también a elegir e integrar herramientas compatibles con SAML 2.0 que permitan el inicio de sesión único. Si esto suena técnico, esencialmente significa una contraseña para todas las herramientas.
4. Contratación de nuevos empleados
Los procesos de reclutamiento de nuevos empleados es una de las áreas de Recursos Humanos que más se ve afectada por la tecnología digital. Para sectores como restauración y retail que tienen una rotación de personal muy grande, cualquier cosa que pueda ayudar a escalar y automatizar el proceso de contratación tiene enormes ventajas.
5. Proceso de preboarding y onboarding
Cuántas veces decimos aquello de que ""las primeras impresiones son las que cuentan""? Esto se debe en gran parte al hecho de que tienen un gran impacto en nuestras percepciones y experiencias futuras. El pre-onboarding y la incorporación exitosa de nuevos empleados pueden aumentar la retención de estos en un 50%, razón por la cual muchas grandes organizaciones están invirtiendo en tecnología que se integra con los Recursos Humanos y las herramientas de comunicación existentes para proporcionar, medir y mejorar la experiencia de incorporación a nuevos empleados.
6. Comunicación con todos los empleados
Las comunicación entre empleados es un aspecto fundamental para el éxito y correcto funcionamiento de cualquier organización. Esto consiste en no solo conectar personas, sino en ofrecerles una experiencia de calidad con una plataforma de comunicación de fácil acceso y de uso intuitivo. La razón por la que es tan importante desde una perspectiva técnica es que las mejores aplicaciones de comunicaciones para empleados pueden dirigirse a los empleados de manera extremadamente específica, lo que los convierte en el canal ideal para ofrecer otras soluciones (como la incorporación o la capacitación). Además, una solución tecnológica adecuada puede ser el punto perfecto en el que se integran todas las aplicaciones de apoyo como de nómina, programación, solicitud de días libres, gastos y rendimiento de ventas, etc.
7. Acceso remoto y seguro en cualquier dispositivo
El aumento de las políticas de “trae su propio dispositivo” (BYOD, por sus siglas en inglés), ha hecho aumentar el uso de teléfonos y ordenadores personales para asuntos relacionados con el trabajo. Este fenómeno se hace especialmente visible en empresas de retail, hospitalidad y entretenimiento que cuenta con un gran número de empleados no centralizados de primera línea ha generado un nuevo riesgo de seguridad empresarial. Con el 90% de los inicios de sesión de las aplicaciones de los empleados a través de dispositivos móviles es clave asegurarse elegir herramientas con los estrictos protocolos de seguridad. Tu departamento de IT te puede ayudar a tomar esa decisión y evaluar las alternativas.
8. Formación y desarrollo
En un mundo que requiere constante evolución, a los empleados les suele aportar mucho valor el poder aprender nuevas habilidades y mejorar como profesional. Esto se hace especialmente relevante si nos centramos en los segmentos de población más jóvenes, donde un mercado laboral inestable les obliga a ser dinámicos y tener múltiples habilidades. Dicho esto también hay que destacar que la formación y aprendizaje en un entorno laboral no ocurren en el aula, sino en el taller, en el trabajo en sí. El microaprendizaje en formatos de tamaño reducido, dirigido directamente a los empleados, es el futuro del desarrollo profesional y puede integrarse técnicamente en las plataformas de recursos humanos y comunicación.
9. Implementación de métricas y análisis de datos
En los últimos años se ha empezado a hablar mucho de big data, ya que los datos están revolucionando la forma en la que trabajamos. El análisis de bases de datos relacionadas con la productividad dan una visión cuantitativa a los directores de Recursos Humanos para tomar decisiones estratégicas importantes. Poder mejorar los programas de Recursos Humanos y demostrar el ROI (retorno de la inversión) es fundamental. El problema es que en este momento una gran parte de los directores no tiene acceso ni confía en los datos de Recursos Humanos. Por lo tanto, busca en los departamentos que ya analizan datos periódicamente y pregunta cómo lo han logrado (ventas, marketing y IT).
10. Recoger y procesar bases de datos
Recoger y analizar los datos generados por el software utilizado por los empleados es clave para permitir gran parte del crecimiento y la mejora de la fuerza laboral. Si bien la analítica de los datos de RRHH no es una de las tareas IT, si pueden ayudar con la implementación e integración tecnologías sí, además de exportar informes compatibles en múltiples formatos y plataformas