Hotel Okura verbindt alle 300 frontlinie collega’s op één enkel employee experience platform

Hotel Okura Amsterdam is geen doorsnee vijfsterrenhotel, het is waar Oosterse elegantie en Westerse charme samenkomen.

Met zijn wortels in de Japanse service filosofie, Omotenashi, creëert Hotel Okura een luxe en toch rustige sfeer midden in het hart van Amsterdam. En hadden we al gezegd dat het deel uitmaakt van The Leading Hotels of the World? Ja, zo chique is het. Met 300 kamers, een prachtig uitzicht over de stad en vier restaurants met een Michelinster, hoeft u hier niet te rommelen als het gaat om het bieden van eersteklas gastvrijheid.

De uitdaging: communicatie met een zeer divers personeelsbestand in de frontlinie

Met meer dan 320 werknemers, van wie de meesten nooit achter een pc zitten en gastgerichte functies vervullen, was het nogal lastig om iedereen in Hotel Okura op de hoogte te houden. Ze gebruikten een mix van e-mail, WhatsApp, en andere communicatiekanalen, maar deze onsamenhangende kanalen resulteerde in een suboptimale communicatie, vooral voor de frontlinie.

De tekenen waren er allemaal: het was tijd voor verandering. Dit is wat Okura nodig had:

• Afstand nemen van gefragmenteerde communicatiekanalen zoals e-mail en WhatsApp.
• Creëer een meer inclusieve interne gemeenschap waar iedereen zich gehoord voelt, ook als ze niet achter een bureau zitten.
• Breng de frontlinie op één lijn met de teams op de backoffice door een veilige, realtime interne dialoog te creëren.
• Bouw een betrouwbaar, schaalbaar communicatiesysteem dat kan voldoen aan de behoeften van de frontlinie werknemers.

De oplossing: een employee experience platform, ontwikkeld door Speakap, om de communicatie tussen alle hotel afdelingen te vergemakkelijken

Hotel Okura wilde graag een employee experience platform voor medewerkers opzetten zonder handleiding en uren training. Ze wilden iets eenvoudigs, mobielvriendelijk en gebruiksklaar. Dat is precies waarom ze voor Speakap hebben gekozen.

Dit is waarom het perfect bij Hotel Okura paste:

• Mobiele toegankelijkheid: Het personeel kan in contact blijven, of ze nu door het hotel rondlopen of rechtstreeks met gasten in contact staan. Geen bureau en werk e-mail is nodig.
• Gebruiksgemak: Geen technisch jargon of ingewikkelde handleidingen, gewoon een intuïtieve interface die iedereen meteen kon gebruiken.
• Updates in realtime: Of het nu een personeelsvergadering op het laatste moment was of een speciaal verzoek van een gast, met Speakap kunnen updates onmiddellijk worden gedeeld tussen alle afdelingen.

Hun doelen?

Maak communicatie eenvoudiger, verhoog de medewerkerstevredenheid, verbeter de productiviteit en help alle teamleden zich meer verbonden te voelen.

De resultaten: het bereiken van een adoptieniveau van 100%, verbeterde operationele efficiëntie en verhoogde tevredenheid bij de medewerkers

Speakap was niet zomaar een hulpmiddel voor Hotel Okura: het hielp de communicatie in het hele hotel te verbeteren, de bedrijfsvoering vlotter te laten verlopen en het moraal te verbeteren. Indrukwekkend genoeg heeft 100% van het personeel het employee experience platform geadopteerd.

Met Speakap kunnen we elkaar moeiteloos bereiken en informatie delen op een manier die zowel boeiend als effectief is.Janneke Veldhoen HR-manager bij Hotel Okura Amsterdam

De verbeteringen waren duidelijk:

• Directe connectiviteit: Wijzigingen in de evenementenplanning? Speciale verzoeken van gasten? Speakap zorgde ervoor dat teams de boodschap snel en efficiënt kregen, waardoor er minder verwarring is.
• Effectievere communicatie: “Een van de grootste verbeteringen die Hotel Okura heeft gezien, is de snelheid waarmee ze belangrijke updates aan ons hele team kunnen doorgeven. Als we bijvoorbeeld op het laatste moment wijzigingen in de de evenementenplanning of speciale verzoeken van gasten ontvangen, kunnen we de relevante teams snel op de hoogte stellen via Speakap”.
• 100% gebruikersadoptie: Speakap is overal in Hotel Okura algemeen toegepast.
• Hoge betrokkenheid: 60% van de gebruikers logt dagelijks in en 95% is maandelijks actief.
• Veelvuldig gebruik: Gemiddeld loggen gebruikers vijf keer per dag in, wat ongeveer 47 seconden per bezoek betekent, wat wijst op een hoge betrokkenheid bij het platform

Een van de grootste verbeteringen die we hebben gezien is de snelheid waarmee we belangrijke updates aan ons hele team kunnen doorgeven. Als we bijvoorbeeld op het laatste moment wijzigingen in de evenementen schema's of speciale verzoeken van gasten ontvangen, kunnen we de relevante teams snel op de hoogte stellen via SpeakapJanneke Veldhoen HR-manager bij Hotel Okura Amsterdam

‍

Waarom Hotel Okura tevreden is met hun employee experience platform voor de frontlinie 

De hartslag van Hotel Okura: het gedeelte over evenementen in hun communicatie-app voor werknemers

Een van de opvallende kenmerken van Hotel Okura is de sectie Evenementen. Volgens Janneke is het dé plek geworden voor het organiseren en delen van informatie over trainingen, team bijeenkomsten en bedrijfsevenementen. Omdat iedereen op de hoogte was, zijn collega’s altijd beter voorbereid.

Meer dan memo's: de onverwachte rol van het employee experience platform voor medewerkers in het creëren van een community

Speakap hielp Hotel Okura niet alleen om werk updates te delen. Het werd een ruimte om mijlpalen te vieren en een gevoel van gemeenschap onder werknemers te bevorderen.

Janneke Veldhoen zegt dat Hotel Okura in eerste instantie Speakap implementeerde om de communicatie te stroomlijnen, maar dat ze niet hadden verwacht in hoeverre dit het gemeenschapsgevoel onder werknemers zou verbeteren. Het is niet alleen een platform geworden voor werkgerelateerde updates, maar ook voor het vieren van persoonlijke prestaties en mijlpalen. Hoe geweldig is dat?

Het communicatieplatform voor Okura collega’s verder verfijnen met inzichten vanuit de praktijk

Dankzij de feedback van alle teamleden blijft Hotel Okura het gebruik van hun communicatieplatform constant verbeteren, zodat het platform beknopte en relevante informatie levert zonder te overweldigen. Janneke vertelde ons dat medewerkers de gebruiksvriendelijke interface en de mogelijkheid om ook onderweg op de hoogte te blijven waarderen. Op basis van hun input heeft Hotel Okura enkele aanpassingen gedaan, zoals het gebruik van het platform meer voor erkenning programma's en een gestructureerde opzet van wat ze over welk onderwerp delen, om niet te veel te informeren.

Een digitale oplossing die meer is dan alleen een app

Met 100% acceptatie, realtime updates en medewerkers die vijf keer per dag inloggen, is het duidelijk dat Speakap niet alleen voldoet aan de behoeften van Hotel Okura, maar deze zelfs overtreft.

En het mooiste? Medewerkers vinden het geweldig. Van de intuïtieve interface tot het gemeenschapsgevoel dat het bevordert, Speakap is een essentieel onderdeel geworden van het dagelijks leven in Hotel Okura.

Het hotel biedt zijn gasten dus nog steeds een vijfsterrenervaring, maar biedt zijn medewerkers ook het soort interne communicatie dat een staande ovatie verdient.