Interne communicatie is een van die dingen die een bedrijf kunnen doen floreren of complete chaos kunnen creëren. Als het goed wordt gedaan, blijven werknemers betrokken, op elkaar afgestemd en geïnformeerd. Als ze slecht worden uitgevoerd, gaan belangrijke updates verloren, voelen werknemers zich niet verbonden en komt kritieke informatie nooit bij de mensen terecht die deze het meest nodig hebben.

Op een recent evenement georganiseerd door Speakap, deelden communicatie leiders: Simone Meesters, communicatiemedewerker bij Viggo; Jan-Willem Boerhout, CIO bij Marie-Stella-Maris; en Ilse Verkuil, marketing- en communicatiemanager bij Bidfood, hun ervaringen met het aanpakken van de meest voorkomende uitdagingen op het gebied van interne communicatie. Het blijft niet bij zomaar wat losse ideeën, het zijn echte lessen – geleerd door vallen, opstaan en weer doorgaan.

Dit is wat we allemaal kunnen leren van hun ervaringen.

Les 1: E-mail faalt frontline medewerkers - zoek een betere manier om te communiceren

Het probleem:

Veel bedrijven vertrouwen op e-mail voor interne updates, maar voor frontline medewerkers is dit niet een effectief kanaal.

• Werknemers hebben tijdens hun diensten geen tijd om e-mails te checken.
• Belangrijke updates gaan verloren in een onoverzichtelijke inbox.
• Top down communicatie moedigt de betrokkenheid van medewerkers op de werkvloer niet aan.

Wat experts hier over zeggen:

We stuurden een wekelijkse nieuwsbrief per e-mail, en toen beseften we dat niemand hem las. Veel van onze medewerkers hebben geen vaste werkplek of tijd om te zitten en hun inbox te checken tijdens de diensten. Cruciale informatie bereikte hen dus gewoon niet. Simone Meesters Communicatiemedewerker bij Viggo

Toen we nog maar twee winkels hadden, was de communicatie nog wel beheersbaar. Maar naarmate we groeiden, werkte dat niet meer. De grootste uitdaging was om communicatie interactief te maken: ervoor zorgen dat berichten niet alleen werden verzonden, maar ook daadwerkelijk werden ontvangen en verwerkt. Jan-Willem Boerhout CIO bij Marie-Stella-Maris

Medewerkers wilden meer weten over wat er binnen het bedrijf gebeurde, maar die informatie hebben ze nooit echt gekregen. In hun eigen filiaal werkte alles prima — ze hadden vergaderingen, af en toe schermen met informatie — maar ze hadden geen echte verbinding met het grotere bedrijf. Dat was een grote uitdaging. Ilse Verkuil Marketing- en communicatiemanager bij Bidfood

Wat wel werkt:

• Ga op zoek naar een realtime communicatieplatform dat gericht is op mobiele apparaten die medewerkers bereiken daar waar ze zijn.
• Zorg ervoor dat werknemers direct toegang hebben tot updates, zonder dat ze achter een computer hoeven te zitten.
• Gebruik pushmeldingen om ervoor te zorgen dat belangrijke berichten niet onopgemerkt blijven.
• Ga verder dan e-mails met veel tekst en concentreer je op korte, visuele inhoud die werknemers snel kunnen verwerken.

Belangrijke takeaway: Als je medewerkers geen e-mails lezen, verstuur ze dan niet meer. Communicatie moet toegankelijk, snel en boeiend zijn.

Les 2: Als leiders niet betrokken zijn, zullen werknemers dat ook niet zijn

Het probleem:

Veel bedrijven lanceren nieuwe communicatie-initiatieven, maar de omarming van het platform schiet tekort omdat het leiderschap niet actief betrokken is.

• Medewerkers nemen aanwijzingen van managers over: als het management het platform niet gebruikt, zullen zij dat ook niet doen.
• Communicatie voelt aan als een „bedrijfsprogramma" in plaats van een echt gesprek.
• Belangrijke boodschappen worden genegeerd omdat werknemers niet zien dat het management dit serieus neemt.

Wat de experts hier over zeggen:

Veel bedrijven communiceren alleen via hun teamleiders, maar we wilden meer dan dat. We hebben opzettelijk leiders, dienstdoende managers en zelfs andere afdelingen betrokken door ze redacteuren te maken. Op die manier voelden ze zich eigenaar en waren ze eerder geneigd zich ermee bezig te houden. Als zij het zouden omarmen, zouden ze erbij helpen om de operationele medewerkers te betrekken. Ilse Verkuil Marketing- en communicatiemanager bij Bidfood

Wat wel werkt:

• Maak management participatie verplicht, zichtbaar en waardevol.
• Laat managers en leidinggevenden regelmatig updates plaatsen en met werknemers communiceren.
• Moedig senior leiders aan om op berichten te reageren en de bijdragen van het team te erkennen.
• Maak een CEO- of leiderschapsaccount aan om aankondigingen over het hele bedrijf onder de aandacht te brengen.

Conclusie: Communicatie gaat niet alleen over het verspreiden van berichten, het gaat om vertrouwen opbouwen op de werkvloer. Als leiders betrokken zijn, nemen werknemers communicatie serieus.

Les 3: Je kunt niet zomaar een communicatiemiddel lanceren en 100% adoptie verwachten

Het probleem:

De introductie van een nieuw communicatieplatform garandeert niet dat mensen het zullen gebruiken. Als werknemers de waarde niet inzien, houden ze vast aan oude gewoontes.

• Medewerkers hebben het gevoel dat het „gewoon weer een app erbij” is die ze gedwongen worden te gebruiken.
• Zonder een strategie blijft de betrokkenheid laag en stopt de adoptie.
• Teams blijven niet-officiële communicatiekanalen gebruiken (zoals WhatsApp) in plaats daarvan.

Wat wel werkt:

• De lancering van de app en de inhoud ervan moet boeiend en goed gepland zijn.
• Zorg voor een vroege buy-in van afdelingshoofden en ambassadeurs binnen het bedrijf.
• Start met een ‘buzz’ creëren: organiseer evenementen, live demo's of team challenges om aandacht te genereren voor de aankomende app. 
• Oude tools uitfaseren om één centraal communicatiecentrum voor werknemers te creëren—geen verspreide berichten meer over meerdere platforms.

We hebben ons eerst gericht op de locaties die het meest gebrand waren op betere communicatie. We zijn in enkele branches gestart, onze aanpak verfijnd en de feedback gebruikt om de nationale uitrol te verbeteren. We hebben Speakap zelfs onderdeel gemaakt van een leuk, persoonlijk evenement bij filialen. We organiseerden een klein feestje, maakten mensen enthousiast en lieten ze zien hoe ze de app konden gebruiken. Toen zagen andere filialen het geroezemoes en wilden ze ook erbij horen. Ilse Verkuil Marketing- en communicatiemanager bij Bidfood

We speelden in op FOMO - ‘fear of missing out’. We deelden de communicatie eerst via Speakap en een dag later via e-mail naar de rest van de organisatie. Het grappige was dat mensen bij de koffieautomaat zeiden: '’Wacht, hoe weet je dat?", en dan hoorden ‘’Dat stond op de app!’’. Zo krijg je die gewilde mond tot mond reclame en hielp men elkaar de app te installeren. Jan-Willem Boerhout CIO bij Marie-Stella-Maris

Wat ons echt heeft geholpen was een persoonlijke benadering. We hebben lijsten gemaakt van werknemers die zich nog niet hadden aangemeld voor de app. Op Schiphol brachten managers het zelfs ter sprake tijdens functioneringsgesprekken, waarin ze uitlegden waarom het belangrijk was om de app te downloaden. Ons recruitmentteam heeft zelfs telefonisch contact opgenomen om mensen te vragen of ze hulp nodig hadden met de app downloaden. Dat laatste zetje maakte een enorm verschil in de adoptie! Simone Meesters Communicatiemedewerker bij Viggo

Belangrijke takeaway: De beste manier om werknemers aan boord te krijgen, is door vraag te creëren, niet alleen door strenge regels te handhaven.

Les 4: Houd communicatie relevant, eenvoudig en boeiend

Het probleem:

Veel interne updates zijn te lang, te algemeen of gewoon saai.

• Medewerkers hebben geen tijd voor langdradige berichten.
• Generieke updates lijken niet relevant voor specifieke teams.
• Overgeproduceerde content vertraagt de communicatie in plaats van deze te verbeteren.

Wat de experts hier over zeggen:

We moesten een balans vinden tussen te veel en te weinig communicatie. Aanvankelijk voelden mensen zich overweldigd door berichten, dus introduceerden we wekelijkse of maandelijkse update bundels. Dit hielp om dingen verteerbaar te houden zonder mensen te overweldigen. Simone Meesters Communicatiemedewerker bij Viggo

Wat wel werkt:

• Focus op duidelijkheid, relevantie en eenvoud.
• Gebruik korte, visueel aantrekkelijke updates met foto’s of video’s in plaats van lange alinea's.
• Zorg ervoor dat berichten gericht zijn: stuur geen bedrijfsbrede updates die alleen van toepassing zijn op bepaalde teams.
• Stimuleer realtime gesprekken in plaats van gepolijste, formele berichten.

Conclusie: Als werknemers niet betrokken zijn bij je updates, ligt het probleem niet bij hen, maar bij de manier waarop de boodschap wordt overgebracht.

Les 5: Data gedreven inzichten zijn je geheime wapen - maak er gebruik van

Het probleem:

Veel bedrijven gissen als het gaat om interne communicatie. Ze meten niet echt wat werkt.

• Er worden berichten verzonden, maar er is geen manier om de betrokkenheid bij te houden.
• Het is moeilijk te zeggen of werknemers updates lezen, begrijpen of ernaar handelen.
• Zonder inzichten blijven communicatiestrategieën statisch in plaats van verbeteren.

Wat wel werkt:

• Gebruik data om je communicatieaanpak voortdurend te verfijnen.
• Houd de dagelijkse inlog-, interactie- en betrokkenheids percentages bij om te zien wat werkt.
• Kom erachter op welk type content je medewerkers het meest reageren, en sla er je slag mee.
• Pas de communicatie frequentie aan op basis van het gedrag van medewerkers (te veel inhoud kan net zo slecht zijn als te weinig). Met behulp van het „Denk, voel, doe” raamwerk kunnen metingen helpen om een duidelijk beeld te krijgen van de communicatie en ervoor zorgen dat je campagnes resultaten opleveren die er echt toe doen. Namelijk communicatie creëren die hen informeert en aanzet tot zinvolle actie.

Wat de experts er over zeggen:

We hebben een dashboard gebouwd om de betrokkenheid bij te houden. In plaats van te gissen, kunnen we nu zien welke content het beste presteert, en onze strategie daarop aanpassen. Communicatie is vaak gebaseerd op intuïtie, maar nu kunnen we echt meten wat werkt. Dat verandert het gesprek intern van 'wij denken' naar 'wij weten'. Het helpt ons onze aanpak te verfijnen en beslissingen te nemen die gebaseerd zijn op echte inzichten. Ilse Verkuil Marketing- en communicatiemanager bij Bidfood

‍

Effectieve interne communicatie gaat niet over het overspoelen van medewerkers met informatie. Het gaat erom ervoor te zorgen dat de juiste berichten op het juiste moment bij de juiste mensen terechtkomen.

Belangrijkste punten:

• Traditionele methoden zoals e-mail zijn niet meer voldoende. Realtime communicatie waarbij mobiele apparaten centraal staan, is de toekomst.
• Buy-in van leiderschap is essentieel. Als managers niet meedoen, zullen medewerkers dat ook niet doen.
• Adoptie vereist strategie, niet alleen een lancering. Creëer spanning, maak deelname eenvoudig en maak verouderde tools geleidelijk overbodig.
• Houd de inhoud eenvoudig, visueel en relevant. Medewerkers hebben snelle, verteerbare updates nodig die belangrijk voor hen zijn.
• Gebruik data om je strategie te verbeteren. Check wat werkt, verfijn je aanpak en neem beslissingen op basis van echte inzichten.

Uiteindelijk gaat interne communicatie niet alleen over het op de hoogte houden van werknemers, maar ook over het opbouwen van een cultuur van verbinding, vertrouwen en betrokkenheid.

De bedrijven die dit goed doen, hebben niet alleen betere communicatie. Ze hebben sterkere teams, een betere interne afstemming en een werkplek waar collega’s zich gewaardeerd en gehoord voelen.

En dat is waar goede communicatie om draait, nietwaar? 😉

‍