Een communicatieplatform hebben betekent niet automatisch dat mensen het zullen gebruiken, en als jouw communicatieplatform slechts een digitaal prikbord is, zullen medewerkers zich niet betrokken voelen. Dat was het centrale thema van de breakout-sessie van Ilse Verkuil tijdens ons klantenevenement.

Als marketing- en communicatiemanager bij Bidfood (voorheen bij Autobinck en Groenendijk) weet Ilse als geen ander hoe organisaties moeite hebben om hun interne communicatiemiddelen om te zetten in iets waar werknemers zich daadwerkelijk mee bezighouden.

De grootste fout? Denken dat implementatie de eindstreep is

„Te vaak zie ik bedrijven hun platform uitrollen, een grote lancering doen en dan... stilte”, zei Ilse. „Iedereen gaat ervan uit dat, omdat het systeem live is, betrokkenheid gewoon zal plaatsvinden. Maar zo werkt het niet.”

Haar belangrijkste boodschap? De meest succesvolle bedrijven lanceren niet alleen een tool, ze bouwen een community op. Dat betekent dat je moet begrijpen wie je werknemers zijn, wat ze nodig hebben en waarom ze zich in de eerste plaats om het platform zouden moeten bekommeren.

Les 1: Je communicatietool moet aanvoelen als onderdeel van het DNA van het bedrijf

De manier waarop een organisatie het interne communicatieplatform introduceert en positioneert kan het maken of kraken. Ilse deelde twee contrasterende voorbeelden:

• Bidfood hanteerde een persoonlijke, high-touch aanpak bij de lancering van hun platform, Youb. "We hebben medewerkers niet alleen gevraagd om de app te downloaden", legt Ilse uit. "We gingen naar filialen, gingen met mensen zitten, hielpen hen bij de installatie en gingen niet weg voordat het klaar was." Door van de lancering een feestje te maken, en te zorgen voor boeiende inhoud en realtime updates, zagen werknemers Youb als onderdeel van hun dagelijkse routine, niet zomaar een hulpmiddel.
• Autobinck koos daarentegen voor een merkgerichte benadering van storytelling. Hun app werd geïntroduceerd met humor en luchtige huisstijl. "We hebben ingespeeld op hun bestaande communicatiestijl, die ongedwongen en leuk was. We hebben zelfs een uitlegvideo in cartoon stijl gemaakt om deze te introduceren," zei Ilse. Hoewel dit werkte voor Autobinck, benadrukte ze dat er geen eenduidige aanpak is. De uitrolstrategie moet passen bij de bedrijfscultuur om authentiek te zijn.

De belangrijkste takeaway? Medewerkers zullen geen tool gebruiken die losgekoppeld voelt van hoe ze al werken en communiceren.

Les 2: Een communicatietool zonder strategie is gewoon ruis

Een platform vol content die niemand leest? Dat is een digitale speeltuin voor de communicatieafdeling, waar alleen het hoofdkantoor updates publiceert en medewerkers deze passief wegklikken of volledig negeren.

Ik heb dit keer op keer zien gebeuren. Als medewerkers niet het gevoel hebben dat de inhoud hen aanspreekt, waarom zouden ze dan meedoen? Ilse Verkuil Marketing- en communicatiemanager bij Bidfood

Dus hoe voorkom je dit? Een duidelijke contentstrategie!

• De inhoud moet relevant zijn. „Elke post zou een simpele vraag moeten beantwoorden: Waarom zou het werknemers iets kunnen schelen? Als ze de waarde niet inzien, zullen ze niet reageren.”
• De inhoud moet in balans zijn. Te veel berichten en werknemers sluiten zich af - dit is te wijten aan overdaad aan informatie. Te weinig, en ze vergeten dat het platform bestaat. Bedrijven die de tijdlijnen overspoelden met updates van elke afdeling, zagen zelfs dat de betrokkenheid daalde, waardoor ze gedwongen werden om opnieuw na te denken over de manier waarop ze de communicatie structureerden.
• De inhoud moet op het merk zijn afgestemd. Sommige bedrijven gebruikten hun platform alleen voor operationele updates. Anderen hebben de bedrijfscultuur toegevoegd door erkenningen, vieringen, en meer interactieve inhoud toegevoegd om het aantrekkelijk te maken.

Bij Bidfood kozen Ilse en haar team voor een gestructureerde aanpak om de inhoud boeiend te houden:

• Dankzij pushmeldingen vielen kritieke updates op
• Een leaderboard voor managers moedigde gezonde concurrentie aan, waarbij de mate van betrokkenheid werd bijgehouden
• Een mix van serieuze en luchtige inhoud zorgde ervoor dat werknemers regelmatig terugkwamen naar de app

Op het moment dat je content begint af te wisselen (veiligheidsupdates met verhalen van werknemers, waarderingen en vieringen naast belangrijke bedrijfsupdates), creëer je een ritme dat ervoor zorgt dat mensen terugkomen. Ilse Verkuil Marketing- en communicatiemanager bij Bidfood

Les 3: Bouw het op als een gemeenschap, niet alleen als een informatiekanaal

Ilse daagde de aanwezigen uit om hun communicatieplatform te heroverwegen: is het gewoon een plek waar updates worden geplaatst? Of is het een hub voor werknemers?

„Een succesvol platform moet meer zijn dan alleen een prikbord”, zei ze. „Het moet een plek zijn waar werknemers willen inchecken, niet alleen omdat het moet, maar omdat ze er echt waarde aan hechten.”

Hoe ziet dat er in de praktijk uit?

• Medewerkers moeten op de hoogte worden gebracht. Of het nu gaat om bedrijfsupdates, belangrijk nieuws of leuke aankondigingen, ze moeten kunnen vertrouwen op het platform als hun favoriete bron voor informatie.
• Medewerkers moeten zich verbonden voelen. Erkenningen, vieringen en gedeelde verhalen creëren een gevoel van verbondenheid. „Als iemand een werkjubileum heeft of een baby op komst is, waarom zou je dat dan niet vieren in de app? Het maakt het platform persoonlijker,” merkte Ilse op.
• Medewerkers moeten een stem hebben. „Als je communicatietool gewoon een omroepsysteem van boven naar beneden is, zal de betrokkenheid afnemen”, waarschuwde Ilse. Interactieve elementen zoals opmerkingen, reacties en door gebruikers gegenereerde inhoud stimuleren tweerichtingscommunicatie.

Een van de grootste game changers? Door collega's aangestuurde inhoud.

Werknemers willen niet altijd iets horen vanuit het bedrijf zelf. Maar als ze zien dat hun collega's updates, verhalen of beste praktijken delen, wordt het platform opeens relevanter voor hen. Ilse Verkuil Marketing- en communicatiemanager bij Bidfood

Laatste conclusie: als het gewoon een ander kanaal is, duurt het niet lang

De bedrijven die hun communicatieplatform echt hebben omgevormd tot een hub voor werknemers, verwachten niet alleen maar dat werknemers er gebruik van maken, ze hebben een ervaring gecreëerd die de moeite waard is om naar terug te komen.

• Ze investeren in activatie, zodat werknemers vanaf dag één waarde zagen
• Ze houden de inhoud boeiend en relevant, in plaats van werknemers te bombarderen met informatie
• Ze behandelen het platform als een community, niet alleen als een prikbord voor bedrijven
• En het belangrijkste is dat ze er nooit van uitgaan dat de betrokkenheid vanzelf zou plaatsvinden.

Als je communicatieplatform geen echte waarde toevoegt, zullen werknemers zich er gewoon niet mee bemoeien. Je moet het in hun werk integreren, het nuttig maken en vooral: het hun eigen maken. Ilse Verkuil Marketing- en communicatiemanager bij Bidfood

‍