La comunicación se basa en el cambio. Como consecuencia, el campo de la comunicación interna tiene que ser revaluado una y otra vez.
Actualmente, en un momento en que los Mileniales suben a posiciones directivas y la Generación Z desempeña un papel importante, va empezando a ser importante tener el control de los mensajes que se envían, mantener el compromiso de marca, capacitar a los directivos intermedios y promover la transparencia. Como resultado, se espera que la comunicación interna crezca, no solo en relevancia sino también en el número de personas que trabajan en ese ámbito. De hecho, una encuesta de 2016 realizada por Ragan Communications concluyó que los presupuestos de la comunicación interna es muy probable que vayan en aumento.
Si tenemos en cuenta estos avances, ¿qué ideas consideraría importantes para estar actualizado hoy en día?
#1 La necesidad por la rapidez
Está de moda enviar mensajes cada vez más breves. En un estudio reciente, el centro Pew Research mostró que el grupo de menos de 35 años sienten “la necesidad como una satisfacción inmediata” y “la pérdida de la paciencia”. A medida que la velocidad de internet es más alta, la gente está menos dispuesta a esperar que se abran las páginas web, que se carguen los vídeos o que los compañeros de trabajo respondan a sus mensajes.
Aunque la idea de la comunicación inmediata sea relativamente nueva, la realidad de lo que esto supone ha cambiado y ha pasado a ser mucho más rápida debido a la extrema conectividad de nuestras vidas. El lugar de trabajo y la comunicación interna no son ninguna excepción. “Para poder conectar y llegar al nuevo personal, que consiste principalmente en los Mileniales y la Generación Z, los mensajes deben ser breves, precisos y lo ideal sería que ya no se usara el email para enviarlos”.
La rapidez significa más y mejores actualizaciones operativas específicas. Al mismo tiempo, esto quiere decir que la comunicación ya no circula desde una persona a muchas sino que tiene que funcionar con bastantes personas. Capacite y habilite a editores locales en jornada parcial para que compartan actualizaciones diarias y puedan tratar con preguntas y retroalimentación.
#2 La cultura empresarial
Empresas jóvenes y en concreto, nuevas compañías que empiezan, desempeñan un papel cada vez más importante en la política y cultura empresarial. ¿La razón? El personal lo pide. La Generación Z y los Mileniales buscan una empresa que se ajuste a sus valores, compromiso y objetivo en la vida. Los responsables de RRHH entienden que la cultura y el compromiso son el reto más importante, según un estudio reciente de la Universidad Deloitte Press.
A raíz de esto, la relación entre la comunicación interna y estos valores experimentará un crecimiento. Por lo tanto, no es solo importante incluir los valores básicos en su estrategia de comunicación interna sino también destacar las maneras para poner en práctica dichos valores.
¿Cómo? Practique lo que predica. Integre su cultura en su funcionamiento y lidere con el ejemplo. La cultura no debe ser solo algunas palabras colgadas en la pared sino directrices claras y el sentido de familia. Implementar esta cultura empieza por un proceso de contratación en el cual el equipo integrado sea tan importante como su calificación real. Este proceso también incluye una comunicación directa de los valores de su empresa hasta cambiar el entorno físico para que se adapte a la visión de la compañía y permita la mejor experiencia del empleado.
Además, los eventos de equipo, formación y los beneficios para empleados no solo ayudarán a difundir la ideas sino que también determinarán lo que piensan sus empleados y cómo reaccionan a la cultura.
#3 Trabajar desde…bueno, cualquier sitio menos la oficina
Según un estudio de PWC, los empleados de todas las generaciones valoran la flexibilidad en su trabajo. Esto incluye la planificación y el acondicionamiento de la oficina pero también el lugar desde donde trabajan. Hasta ahora, 1 de cada 3 americanos son autónomos.
Según un estudio de Gallup en 2015, el 37% de los empleados expresaron que habían trabajado a distancia en algún momento de su carrera profesional, comparado con un 30% en 2006 y tan solo un 9% en 1995. Además, el IBM detectó que los trabajadores independientes son, por lo general, más comprometidos, autónomos y colaboradores. Este desarrollo ha permitido la acuñación del término ‘Gig-Economy’. La mitad del personal americano tendrá trabajos temporales, y solo trabajos temporales.
El reto para los comunicadores internos será ahora cómo comunicarse con los trabajadores a distancia e integrarlos en la cultura empresarial, así como en el circuito de información.
Acepte las necesidades del personal a distancia y haga que participen a través de múltiples canales para poder llegar a ellos sin importar desde dónde estén trabajando. Estos medios incluyen aplicaciones, mensajes de texto, herramientas de notificaciones emergentes y las redes sociales.
Las soluciones de la comunicación móvil le permiten conectar autónomos y trabajadores de cara al público a través de departamentos y ubicaciones y asegurar así, el compromiso y la integración.
#4 Vídeo
“Una imagen vale más que mil palabras” es un dicho popular, pero ¿sabía usted que un minuto de contenido de vídeo equivale a 1,8 millones de palabras o a 3600 páginas de texto?
Colgar un vídeo en la red no sólo incrementa la probabilidad de visualizaciones y que se comparta, sino que también aumenta la comprensión de su producto en un 74%. Además, el Consumer Behavior Survey llevado a cabo por Hubspot demostró que más de la mitad (55%) de usuarios dicen que consumen un video entero, en comparación con un 33% en artículos interactivos y sólo un 29% en blogs.
Cuando se les preguntó qué tipo de contenido los empleados quisieran ver más en el futuro, expresaron lo siguiente.
El vídeo debería estar el primero en su lista cuando de considera cómo conseguir que sus empleados reciban asuntos complejos. Es muy probable que la mayoría de la comunicación interna, desde formación hasta noticias relevantes o avisos funcionarán por vídeo muy pronto.
#5 Empleados como productores de contenido
En consonancia con la tendencia de los vídeos, los Mileniales y la Generación Z también piden la autenticidad, que, igual que la cultura empresarial, se ha convertido en la cara de la marca del empleador. Y la autenticidad funciona a través del contenido del empleado. Los trabajadores cada vez tienen un rol más importante dentro de la compañía. Los programas de defensa social estimulan que el personal comparta sus pensamientos, actualizaciones e ideas para darles una voz.
Esta voz no es solo más auténtica que cualquier directivo sino que también provee diferentes ubicaciones y también da la oportunidad a empleados de todo el mundo para que se puedan expresar. Además, el contenido que se comparte con los empleados recibe ocho veces más compromiso que el contenido que se intercambia en canales de marca; los mensajes de marca llegaron a más del 561% cuando se comparten entre trabajadores.
Hacer que sus empleados sean productores de contenido apoya la descentralización que ocurre en el lugar de trabajo y añade un nivel de compañerismo a cultura ‘de arriba hacia abajo’ (top-down) en las comunicaciones. Además, la marca del empleador mejorará si pone a los empleados por delante.
Para animar a los trabajadores para que compartan y participen en la conversación, sus canales de comunicación interna deberían estar centrados en la expansión de contenido que les interesa y afecta de manera directa (que es posible cuando viene de su rango). Asimismo, haga que la comunicación sea interactiva al activar comentarios y las herramientas para compartir y mostrar el agrado en la información.
#6 Comunicación entre horizontal o en niveles similares
Así como la presión de grupo le puede empujar a ver Juego de Tronos, la comunicación entre pares puede tener una influencia fuerte y productiva en la manera cómo trabajan los empleados.
Los trabajadores pueden aportar retroalimentación de manera regular y una cooperación futura, que son dos aspectos centrales para impulsar la comunicación de empleados y el trabajo en equipo. La comunicación horizontal difunde el conocimiento a través de la compañía y en las distintas estructuras que la forman y al mismo tiempo reduce el trabajo del directivo porque ya se requiere que se comuniquen a través de los distintos departamentos o enviar mensajes dos veces.
Como consecuencia, la comunicación efectiva fomenta la gestión del conocimiento, difunde ideas y ayuda a que la gente explote sus talentos.
Los departamentos de comunicación interna deberían trabajar para fomentar las colaboraciones de comunicación entre pares al recompensar el trabajo en equipo, estimular el intercambio y fijar objetivos de equipo. Además, los eventos de equipo que promueven la cultura empresarial también fomentaran el sentido de unidad y favorecerán las relaciones interpersonales. Otra ventaja es que está demostrado que estas relaciones son lo que hace que el trabajo sea tan agradable como nuestro tiempo libre.
#7 El alcance (a través de aplicaciones)
Como comunicador, se encuentra constantemente tratando de conseguir el alcance, ya que éste significa relevancia. Su fin es incluir y al mismo tiempo comprometer a sus empleados, sin importar desde dónde trabajen.
Por consiguiente, siempre debe buscar soluciones digitales técnicas y creativas que ofrezcan de la mejor manera un concepto de comunicación interna y asegurar el compromiso de los trabajadores. Hay muchos tipos de canales para escoger pero una tendencia en auge son las aplicaciones. Las aplicaciones digitales de móvil que normalmente funcionan con notificaciones emergentes son un gran cambio para transmitir información.
Si le gustaría saber más sobre los diferentes canales que puede usar para llegar a sus trabajadores lea nuestra entrada de blog sobre este tema aquí.
#8 Ludificación
La ludificación puede mejorar la productividad y ayudar a orientar los objetivos de la compañía y los de los trabajadores. Los procesos de aprendizaje en un juego no solo ayudan a las empresas a asegurarse que sus empleados se quedan con la información importante de su formación de trabajo sino que también es una manera controlar que los fines y objetivos sean muy claros, y que los pasos a seguir para alcanzar dichos objetivos estén diseñados. Los compañeros de trabajo se retan los unos a los otros y se les puede recompensar por sus logros.
Además, para muchos el trabajo se ha convertido en parte de nuestras vidas personales debido a que estamos constantemente trabajando. El resultado de llevar el correo en nuestros smartphones y estar todo el día conectados es que las generaciones jóvenes nunca estén desconectadas, no dejan de usar la tecnología y en gran medida trabajan desde su casa o hasta altas horas.
Para poder fomentar esta evolución sin crear una situación de desgaste, es importante hacer que el trabajo sea divertido e interesante. Un entorno de trabajo relajado tendrá como consecuencia que los empleados estén más satisfechos y que se disuelva la estructura de top-down.
La ludificación se puede incluir en cualquier parte del trabajo diario, pero un buen ejemplo sería el proceso de incorporación. La integración se puede hacer de manera fácil y lúdica transformándolo en una búsqueda a la caza de información. Con una solución como esta, el empleado no sólo pasa a conocer sus nuevos compañeros/as de trabajo sino que también se familiariza con la ubicación y se le premia cuando encuentra una pieza de información. ¿Y es que a quién no le gusta jugar a buscar el tesoro?
#9 Evaluación
Según un informe reciente de Ruder-Finn, sólo el 16% de las empresas están satisfechas con su habilidad de calcular la efectividad de sus comunicaciones internas.
Es difícil evaluar la comunicación interna y el compromiso pero el hecho de que la importancia de estos factores vaya en aumento, también incrementa la necesidad para medir su efecto y mostrar su rendimiento (ROI).
Calcular su comunicación interna le ayuda a dirigir y aumentar la eficacia. En concreto, los indicadores a tiempo real aumentarán su importancia y podrán medir los efectos de manera más directa y específica que antes. Piense en solicitudes entrantes, el uso de la red interna y el alcance.
Además, los valores calculados se pueden usar de dos formas. Por un lado, para convencer a los directivos de la importancia de este asunto y establecer objetivos y carencias de una manera más clara. En segundo lugar, para comprender lo que motiva o les falta a los empleados. Tener los números a mano permite mejorar ideas concretas y reunir apoyo.
#10 La comunicación interna y externa se difuminan
La comunicación interna y externa van difuminándose, lo que hace que la visión interna sea más importante que nunca. Los dos tipos de comunicación están relacionados de manera enmarañada, independientemente de cómo se sienten los equipos o a quién se informe. Lo que es esencial es tener en mente los dos públicos cuando se están elaborado los mensajes, incluso si puede alterar tu tono o atención, y no debería decir algo a un público determinado, cuando no le agradaría decírselo al otro.
No renuncie a sus canales de comunicación interna porque la externa sea inmensa. Necesita un canal de trabajo que pueda controlar y medir para poder trasmitir el mensaje a toda la empresa.
Las organizaciones deben establecer un canal rápido, interactivo y fiable para poder llegar a todos los trabajadores. Rápido e interactivo significa digital. Y hoy en día, digital se refiere al móvil. Como en muchas otras cosas, la combinación de nuevos procedimientos, habilidades y tecnología son necesarias para crear un ambiente de confianza y transparencia. Esto permite a las compañías tener el control de los mensajes que se envían, en vez de dejar la información a manos de la interpretación individual.
#11 Emojis
Los Emojis. Todos los usamos, pero ¿se deberían usar en la empresa? Hay varias posiciones. Hay quienes dices que son muy poco profesionales a otros que argumentan que son útiles. De hecho, el sistema de los emojis se entiende ampliamente: connotan un sentimiento de familiaridad y le pueden ayudar a marcar y hacer publicidad de su empresa. Los emojis son útiles para dirigirse a personas sin importar la lengua que hablen y, usados con prudencia, son una de las últimas modas.
Además, los emojis son una posibilidad única que permite conectar con empleados jóvenes y poder mostrarles qué es lo suficientemente flexible para adaptar las comunicaciones a las exigencias del público.
Aunque no sean la mejor elección para su próxima cubierta de ventas, pueden sin duda, enriquecer la manera de conectar la gente de todo el mundo en la comunicación interna.
La comunicación es la clave. Pero la manera de comunicarse, la medida en que lo hacemos y la rapidez cambian constantemente. Éste año no será distinto, pero traerá otra ola de digitalización en la industria de la comunicación interna. ¡Estad preparados!
Este artículo es traducido por Mariazell-Eugènia Bosch Fábregas.